Typewriter by Sweeney // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Compare

Zorg voor helder versiebeheer

Versiebeheer in Excel leidt regelmatig tot nachtmerries. Welke versie kreeg ik van jou? Oh, die versie heb ik aangepast! Heeft de directie op basis van die versie een besluit genomen? Aan het bestand zelf kun je vaak moeilijk zien om welke versie het gaat. En is de laatste versie wel de relevante versie, of slechts een experimentele afslag?

Een consistent systeem voor naamgeving

Ons eerste advies: zorg voor een consequent en duidelijk systeem van naamgeving. Vertrouw niet alleen op de ‘last-modification-date’ van het Excel bestand en vertrouw ook niet op een mappenstructuur waarmee ‘oud en nieuw’ intern worden onderscheiden. De modification-date wordt namelijk al aangepast wanneer een oude versie even wordt geopend en ‘per ongeluk’ opnieuw wordt opgeslagen. Ook een mappenstructuur is zinloos als collega’s Excel bestanden naar elkaar mailen.

Zorg voor helder versiebeheer in Excel // PerfectXL Compare

Leer van software ontwikkelaars

Wat is dan het beste en meest consequente systeem van versiebeheer in Excel? Laten we eens kijken hoe software programmeurs dat doen! Vaak gebruiken zij een naamgevingsysteem met drie getallen en punten ertussen, te beginnen met 1.0.0. Het eerste getal gaat 1 omhoog bij grote veranderingen, het tweede bij kleine veranderingen en het derde getal is gereserveerd voor bugfixing. Bij grote spreadsheets is het een prima idee om ditzelfde principe toe te passen. Bij kleinere projecten zijn 3 getallen misschien wat overdreven en kun je volstaan met 2 getallen en misschien zelfs met 1.

Leer van software ontwikkelaars // Zorg voor helder versiebeheer in Excel // PerfectXL

Versienummers

Wij vinden het systeem met versienummers (“Exploitation 2017 V1.3”) heel fijn werken. Veel fijner dan een versiesysteem waar bijvoorbeeld de datum als key wordt gebruikt (“Exploitation 2017 D20170412”), maar dat kan ook. In dat geval raden we je aan om de datum te noteren als yyyymmdd, zodat de verkenner de versies netjes sorteert.

In een ander artikel adviseren we je over het belang van het documenteren van je werk. Goede versienummers maken het documenteren van veranderingen ook een stuk gemakkelijker.

Absolute NO GO

Tot slot adviseren we met klem om nooit termen te gebruiken zoals ‘nieuwe versie’, ‘concept’, ‘definitief’, enzovoort. Er kan nog van alles gebeuren! Je zult versteld staan hoe vaak wij Excelbestanden tegenkomen met fantasierijke namen, zoals “BudgetDepartment17 Final Concept Def Version2.XLSX”. Dat kan toch niet de bedoeling zijn!?

  • Snelle vergelijkingstool
  • Eenvoudige interface
  • Correct en betrouwbaar

Lees meer over het vergelijken van Excel files

We laten je zien hoe je eenvoudig twee Excel sheets met elkaar kunt vergelijken met PerfectXL Compare, d.m.v. screenshots, beschrijving en uitleg.

Hier vind je informatie zoals systeemvereisten, release notes en de meest gestelde vragen over onze software.

Hier vind je een aantal user cases die aantonen hoe relevant een spreadsheet vergelijkingstool tool is en welke verschillende toepassingen er mogelijk zijn.

PerfectXL Compare kwam tot stand door een combinatie van liefde voor Excel, computer science en bordspellen.

PerfectXL Compare is absoluut een klasse apart. Hier vind je een overzicht van de belangrijkste beschikbare programma’s en de features die ze aanbieden.

Voeg altijd documentatie toe aan je Excel file en leg daarop uit wat de functie is van je spreadsheet, waar de data vandaan komt en waar de resultaten gebruikt worden.

Wat kan PerfectXL voor jou betekenen?

Stel ons je vragen, we helpen je graag verder. We antwoorden binnen 48 uur.