Typewriter by Sweeney // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Explore

Controleer je bronnen

In deze video laten wij zien hoe je snel je input bronnen kunt controleren en hoe je kunt vaststellen of er onbekende bronnen zijn. Ook laten we je zien hoe je een efficiënte visualisatie kunt maken van de informatiestromen in je spreadsheet, waarmee je eenvoudig de functie en afhankelijkheden per worksheet kunt bepalen.

Case: zijn de resultaten van de spreadsheet gebaseerd op complete en actuele informatie?

Stel je bent vermogensbeheerder bij een grote organisatie en je krijgt een spreadsheet ter voorbereiding op een (mogelijke) grote investering.

Om de spreadsheet goed te kunnen beoordelen, is het belangrijk om de bronnen te verifiëren. Met name om te bepalen of de resultaten van de spreadsheet gebaseerd zijn op complete en actuele informatie. We gaan PerfectXL gebruiken om dit te controleren.

Input en output visualisatie

Na het inloggen uploaden we de spreadsheet voor directe analyse. Daarna klikken we direct door naar de menuoptie ‘visualization’, optie ‘input/output’. Deze visualisatie toont elk tabblad in de spreadsheet en de pijlen illustreren waar elk tabblad zijn informatie vandaan haalt. Zwart gekleurde tabbladen functioneren enkel als input, dus we kunnen in één oogopslag zien op welke worksheets de berekeningen plaatsvinden.

Als je meer gedetailleerde informatie nodig hebt, klik dan door naar de menuoptie ‘Constants’; daar vind je een lijst met alle vaste getallen die in de formules in de spreadsheet worden gebruikt.

Controleer je bronnen in Excel // PerfectXL Explore

Bekijk je input en externe bronnen

Tot nu toe hebben we alleen gekeken naar de interne bronnen van het bestand, maar we willen uiteraard ook weten hoe het zit met de externe bronnen. Hiervoor bekijken we de menuoptie ‘Characteristics‘.

Onderin het scherm zien we direct dat er belangrijke informatie uit een extern bestand wordt opgehaald. Vreemd genoeg hebben we maar één bestand aangeleverd gekregen. Het is dus zeker de moeite waard om even te controleren of we werkelijk alle benodigde informatie ontvangen hebben!

Samenvatting

Zoals je ziet, hebben we binnen één minuut de invoerbronnen bekeken en gecontroleerd. We weten nu dat er een gedeelte van de informatie mist, omdat wij één externe bron niet tot onze beschikking hebben. Ook hebben we gezien hoe eenvoudig je met PerfectXL Explore een spreadsheet kunt visualiseren en hoe je de betrouwbaarheid per worksheet kunt controleren.

Relevante artikelen
PerfectXL Explore

Bekijk een stapsgewijze walkthrough van de PerfectXL Explore tool. Hier leer je hoe je de Explore tool kunt gebruiken om beter inzicht in Excel files te krijgen.

Technische informatie over PerfectXL Explore. Systeemvereisten, releases en antwoord op veelgestelde vragen over onze software.

Cijfers zonder betekenis zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules van tekstuele informatie voorziet.

In deze video laten wij zien hoe je snel je input bronnen kunt controleren en hoe je kunt vaststellen of er onbekende bronnen zijn. Ook laten we je zien hoe je een efficiënte visualisatie kunt maken van de informatiestromen in je spreadsheet, waarmee je eenvoudig de functie en afhankelijkheden per worksheet kunt bepalen.

Als we een boek lezen of een rapport, dan lezen we het liefst van boven naar beneden en van links naar rechts. Denk bij het maken van een spreadsheet ook eens aan de leesbaarheid en besteed zorg aan de opbouw je spreadsheet.

Vergeet nooit: een spreadsheet heeft gemiddeld 13 gebruikers! Bedenk wat er gebeurt als je begint met een slordige opzet.

Garbage in, garbage out? Niet als je tijdens de bouw van je spreadsheet serieus aandacht besteedt aan het opschonen van je invoerdata. We raden je aan om de opschoning te automatiseren, zodat je er bij een volgend gebruik geen omkijken meer naar hebt.

Om een spreadsheet correct te interpreteren is het essentieel om te begrijpen hoe hij precies werkt. Spreadsheet visualisatie is een essentieel onderdeel van PerfectXL Explore.

In één oogopslag alle algemene eigenschappen van je spreadsheet inzien? Dat kan met PerfectXL Explore. Onder ‘General spreadsheets characteristics’ vind je een samenvatting van o.a. de werkbladen, de externe bronnen en mogelijke risico’s.

Hoe kan PerfectXL jou helpen?

Stel je vragen aan ons, we helpen je graag verder. We antwoorden binnen 48 uur.