MRI Scan by Damadian // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Risk Eliminator

Gebruik nooit vaste getallen in formules

Formules zoals SUM(A4:A12)*0.145 kennen we allemaal. Maar het gebruik van vaste getallen in formules is erg onverstandig! De toekomstige gebruiker zal niet begrijpen waar het getal vandaan komt. Een vast getal past zich niet aan wanneer de omstandigheden veranderen en bij aanpassingen ziet de gebruiker het getal makkelijk over het hoofd.

Vaak vergeten bij wijzigingen

Neem bijvoorbeeld een BTW percentage. Als dit percentage in alle formules is verwerkt als 0,19 en het percentage verandert naar 21%, dan is het een hele zoektocht om alle 0,19’s te vinden en aan te passen. Automatisch zoeken en vervangen kan heel gevaarlijk zijn: wij kennen een verhaal van een autohandelaar die ineens nog maar 21 auto’s in zijn inventaris had, nadat de BTW in 2010 van 19% naar 21% ging.

Een aparte cel met daarin 0,19 als enige waarde is veel makkelijker te vinden. Het is dan ook verstandig om maar 1 veld in de hele spreadsheet te maken met het getal 0,19 en verder overal in de spreadsheet naar deze specifieke cel te verwijzen.

Gevoelig voor typfouten

Een simpele typfout in vaste getallen is moeilijk te traceren, omdat getallen in formules nu eenmaal niet direct zichtbaar zijn. Alleen als je op de cel zelf gaat staan, dan zie je uit welke componenten de formule precies bestaat. Een nulletje teveel of een komma op de verkeerde plek komt vaker voor dan je denkt!

Gebruik nooit vaste getallen in formules in Excel // PerfectXL Risk Eliminator

Er zijn uitzonderingen

Er zijn uitzonderingen. De getallen 1, 2, 10 en 12 komen zo vaak voor zonder dat ze een eigen betekenis hebben die kan veranderen door de omstandigheden, dat we het niet nodig vinden om deze in een aparte cel te zetten. Bijvoorbeeld: [a1] aantal maanden [b1] 12. gaat te ver. 12 mag gewoon in de formule worden gebruikt. Een jaar zal nooit 13 maanden krijgen.

Dus: geen vaste getallen

Discipline! Ook al is de verleiding nog zo groot (lekker makkelijk, lekker snel, het is toch maar voor even…), gebruik die vaste getallen niet in je formules! Mocht je willen controleren of jouw spreadsheet vaste getallen in formules gebruikt, dan kun je dit eenvoudig doen met PerfectXL Risk Eliminator. PerfectXL genereert na het uploaden van je spreadsheet een lijst met alle vaste getallen die voorkomen in je formules.

Vaste getallen in je spreadsheet // Calculation Doubts / PerfectXL Risk Eliminator

Deze afbeelding toont het PerfectXL-overzicht van vaste getallen in een spreadsheet, als één soort risico in de categorie ‘Verdachte berekeningen’.

Hoe kan PerfectXL jou helpen?

Stel hier je vragen, we helpen je graag verder. We antwoorden binnen 48 uur.