Coffee-pot by Matthes // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Risk Eliminator

Let op eenheden en getalnotatie

Het per ongeluk verwisselen of veranderen van eenheden of getalnotaties leidt nogal eens tot rampscenario’s in Excel. Amerikanen denken in Dollars; Europeanen in Euro’s. Grote organisaties denken in duizendtallen, kleine organisaties moeten op de centen letten. En de Engelsen hebben voor alles eigen eenheden.

Verwarrende getalnotatie

Kijk een naar dit voorbeeld: in een cel staat het getal ‘3.456’. In veel landen staat een punt voor de notatie van een duizendtal. In dat geval betekent ‘3.456’ drieduizendvierhonderdzesenvijftig. Maar in andere landen staat ‘3.456’ toch echt maar voor drie-en-een-half. Betekent deze punt nu eigenlijk een komma of toch echt een punt?

Eenheden en getalnotatie in Excel files // PerfectXL Risk Eliminator

Ook is er vaak verwarring tussen de twee gangbare datum notaties: dag-maand-jaar en maand-dag-jaar. Betekent 11.02.2020 nou 11 februari 2020 of 2 november 2020 in jouw spreadsheet?

Laat Excel het werk doen

Ons eerste advies is: gebruik één van de standaard getalnotaties die Excel je biedt. Getallen worden daarmee prima leesbaar. Onze favoriet is de Accounting-stijl: duizendtallen gescheiden, stukje witruimte rechts van het getal, waarde nul afgebeeld door een -. Excel past de notatie dan automatisch aan op basis van de persoonlijke instellingen van de (volgende) gebruiker die de spreadsheet opent, zoals de punt en komma omgedraaid.

Let er wel op dat importdata die je gebruikt uit andere programma’s goed zijn afgestemd op jouw versie van Excel. Probeer dit eerst uit, want het gaat echt vaak fout. Het gevolg van niet-afgestemde importdata is vaak dat getallen als tekst worden ingelezen. En daar rekent Excel niet mee. Tenminste, meestal niet…

Standaard eenheden

Financiële eenheden zoals de Dollar en de Euro kun je ook instellen in de getalnotatie van Excel. Zet zelf een euro of dollarteken voor een getal of laat Excel dit doen. Maar zet zo’n teken nooit achter het getal, want dan ziet Excel de ingevoerde waarde als een tekst in plaats van een getal.

Datumnotatie in Excel files // PerfectXL Risk Eliminator

Is de gebruikte eenheid van een getal niet volstrekt duidelijk, schroom dan niet om de eenheid tussen haakjes achter de titel van de rij of kolom te zetten. Dat voorkomt een hoop misverstanden!

Datumvelden

Dan is er nog het probleem van de twee datum notaties: dag-maand-jaar en maand-dag-jaar. Als gebruikers zelf datumvelden invoeren gaat het meestal wel goed. Mensen weten onbewust wel welke instelling zijn/haar Excel heeft. Maar het probleem ligt vaak bij importdata uit andere systemen in de vorm van CSV-files. Er is een manier om te zien of Excel de datumvelden goed oppikt. Maak de kolom waarin de data staan wat breder dan nodig. Als er in de reeks van datumvelden een of meerdere data links worden uitgelijnd in plaats van rechts, dan is er iets mis. Deze velden worden dan namelijk niet door Excel herkend als datum en dat kan duiden op een verwisseling van dag en maand.

Wat kan PerfectXL voor jou betekenen?

Stel ons jouw vragen, we helpen je graag. We streven ernaar om jouw vragen binnen 48 uur te beantwoorden.