Typewriter by Sweeney // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Risk Eliminator

Risico inspectie

Risico inspectie van spreadsheets is één van de belangrijkste functies van PerfectXL. Op dit moment kan de tool 75 verschillende risico’s ontdekken, variërend van kleine foutjes tot fatale risico’s. We blijven deze lijst met detecteerbare risico’s voortdurend uitbreiden in samenwerking met de Spreadsheet afdeling van de TU Delft.

7 Risicocategorieën

De risico’s die PerfectXL detecteert kunnen we onderverdelen in 7 algemene categorieën: verdachte berekeningen, structuurproblemen, problemen met ranges, verborgen informatie, complexe formules, problematische functies en VBA problemen. Klik op een categorie voor meer informatie.

Soms lijkt het een goed idee om ‘onbelangrijke’ informatie te verbergen voor andere gebruikers. Complexe spreadsheets lijken daardoor gebruiksvriendelijker te worden, maar dit is een misvatting. Verborgen informatie kan per ongeluk bewerkt worden, zonder dat de gebruiker er erg in heeft. Met alle gevolgen van dien.

Excel doet precies wat je vraagt, maar stel je wel de juiste vragen? We zien veel formules die ons doen denken dat dit niet het geval is. Zoals bijvoorbeeld; wanneer er vaste getallen of dubbele functies gebruikt moeten worden? Deze categorie noemen we ‘Verdachte Berekeningen’.

Grote spreadsheets zitten meestal vol met formules die gebaseerd zijn op celbereik. Naarmate deze spreadsheets aangepast en uitgebreid worden, kunnen er verschillende problemen met die ranges ontstaan. Deze problemen zijn vaak moeilijk te vinden, maar ze kunnen een groot risico vormen! We hebben grote getallen en flinke geldsommen zien ‘verdwijnen’ door problemen met ranges.

Momenteel heeft Excel ongeveer 475 standaardfuncties én dat aantal blijft groeien. De meeste standaardfuncties zijn solide en betrouwbaar, maar er zijn er een paar die wij aanmerken als ‘problematisch’. Een aantal daarvan worden regelmatig gebruikt door Excel-specialisten. Wij raden aan om ze niet te gebruiken. Excel heeft veel goede alternatieven en PerfectXL reikt deze aan.

Het opzetten van een goede structuur is één van de belangrijkste, maar ook meest onderschatte stappen in de ontwikkeling van een spreadsheet. De meeste spreadsheets beginnen klein, maar worden steeds groter. En niemand komt er nog aan toe om de structuur aan te passen aan het nieuwe gebruik. Alle risico’s die te maken hebben met slechte structuur vallen, bij PerfectXL, onder de noemer ‘Structuurproblemen’.

De kunst van het programmeren is de kunst van eenvoud. Complexe formules zijn daarom zelden een goed idee en berekeningen kunnen bijna altijd simpeler. Je moet alleen weten hoe? PerfectXL wijst verschillende soorten complexe formules in spreadsheets aan en biedt suggesties voor verbetering.

Excel is een krachtig programma. Wanneer het programma iets niet kan, dan lukt het vaak alsnog met VBA. Helaas kan het gebruik van VBA leiden tot onvoorspelbaar gedrag, trage prestaties en corrupte Excel-bestanden. PerfectXL controleert spreadsheets op mogelijke problemen in de VBA-code.