Coffee-pot by Matthes // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Risk Eliminator

Verdachte berekeningen

Excel doet precies wat je vraagt, maar stel je wel de juiste vragen? We zien veel formules die ons daar aan doen twijfelen. Bijvoorbeeld wanneer er vaste getallen of dubbele operatoren gebruikt worden. Deze risicocategorie noemen we ‘Verdachte berekeningen’, ofwel ‘Calculation Doubts’.

PerfectXL Risk Eliminator scant alle formules in je spreadsheet. Zodra het programma een patroon ontdekt dat doet vermoeden dat je iets anders bedoelt dan wat Excel voor je berekent, dan stuurt het systeem een ​​waarschuwing.

Approximate lookup

Indien het laatste argument in de VLOOKUP– of HLOOKUP-functie is weggelaten of wanneer als laatste argument ‘TRUE’ wordt meegegeven, dan zoekt de functie “ongeveer”. Alleen als de gegevens waarin wordt gezocht gesorteerd zijn, dan werkt deze functie naar verwachting, maar in de meeste gevallen is alleen een exacte match gewenst. Daarom detecteert PerfectXL dergelijke gevallen en biedt het je suggesties om dit risico op te lossen.

Approximate Lookup // Calculation Doubts in Excel Files // PerfectXL Risk Eliminator

Dubbele operatoren

Een formule die twee operatoren naast elkaar bevat, is vaak ongewenst, maar zeer moeilijk te detecteren. Vooral omdat het geen standaard Excel foutmelding oplevert. Een klassiek voorbeeld is een dubbel koppelteken (–), wat gelijk staat aan een plus-operator (+), maar eruit ziet als een minteken (-) op je scherm. PerfectXL Risk Eliminator detecteert deze incidenten en merkt ze aan als risico.

Double Operator Sign // Calculation Doubts in Excel Files // PerfectXL Risk Eliminator

Vaste getallen

Een vast getal, of een constante, is een getal dat rechtstreeks in een formule is getypt. We prefereren een verwijzing naar een andere cel waar dat nummer in staat. Wanneer de getallen in een later stadium veranderen, is het risico groot dat één of meerdere getallen per ongeluk worden overgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan BTW-percentages. Het is moeilijk is om alle gevallen van een vast getal te vinden. PerfectXL Risk Eliminator geeft een overzicht van alle vaste getallen die voorkomen in je formules, zodat je in één oogopslag kunt zien of deze een risico vormen voor jouw spreadsheet of niet.

Fixed Numbers // Calculation Doubts in Excel Files // PerfectXL Risk Eliminator

Tweedegraads Excel error

Tweedegraads Excel errors zijn standaard Excel-fouten (bijvoorbeeld # DIV/0! en #NAME?) die het gevolg zijn van andere Excel-fouten. Tweedegraads fouten zijn belangrijk bij het herstellen van de fouten die ze veroorzaakt hebben.

Second Degree Excel Errors // Calculation Doubts in Excel Files // PerfectXL Risk Eliminator

Standaard Excel foutmelding

Standaard Microsoft Excel-foutmeldingen als gevolg van fouten in formules worden door PerfectXL als risico aangemerkt, omdat een disfunctionele formule meestal niet zo bedoeld is. Excel-fouten zijn #DIV/0! (probeert te delen door 0), #N/A! (een formule of een functie in een formule kan de gegevens waarnaar wordt verwezen niet vinden), #NAME? (tekst in de formule wordt niet herkend), #NULL! (een spatie is gebruikt in formules die verwijzen naar meerdere bereiken), #GETAL! (een formule heeft ongeldige numerieke gegevens voor het type bewerking), #REF! (een verwijzing is ongeldig), #WAARDE! (het verkeerde type operand of functieargument wordt gebruikt).

Second Degree Excel Errors // Calculation Doubts in Excel Files // PerfectXL Risk Eliminator

Som bevat subtotalen

Een subtotaal/som die zowel gegevens als subtotalen/sommen met dezelfde gegevens bevat, geeft doorgaans een verkeerd (ongewenst) resultaat. Sommige, of alle getallen, worden per ongeluk tweemaal opgeteld. In het voorbeeld A3=A1+A2 en A4=SUM(A1:A3) worden A1 en A2 tweemaal opgeteld. Mogelijke oplossingen zijn om de subtotalen te verwijderen of om een ​​aparte kolom voor subtotalen te gebruiken. Wanneer PerfectXL opgenomen subtotalen vindt, worden deze incidenten ook vermeld in de risicocategorie ‘Verdachte berekeningen’.

Sum includes Subtotals // Calculation Doubts in Excel Files // PerfectXL Risk Eliminator

Risicocategorieën

Lees meer over de andere 6 risicocategorieën van de risico-inspectie van PerfectXL Risk Eliminator.

Soms lijkt het een goed idee om ‘onbelangrijke’ informatie te verbergen voor andere gebruikers. Complexe spreadsheets lijken daardoor gebruiksvriendelijker te worden, maar dit is een misvatting. Verborgen informatie kan per ongeluk bewerkt worden, zonder dat de gebruiker er erg in heeft. Met alle gevolgen van dien.

Grote spreadsheets zitten meestal vol met formules die gebaseerd zijn op celbereik. Naarmate deze spreadsheets aangepast en uitgebreid worden, kunnen er verschillende problemen met die ranges ontstaan. Deze problemen zijn vaak moeilijk te vinden, maar ze kunnen een groot risico vormen! We hebben grote getallen en flinke geldsommen zien ‘verdwijnen’ door problemen met ranges.

Momenteel heeft Excel ongeveer 475 standaardfuncties én dat aantal blijft groeien. De meeste standaardfuncties zijn solide en betrouwbaar, maar er zijn er een paar die wij aanmerken als ‘problematisch’. Een aantal daarvan worden regelmatig gebruikt door Excel-specialisten. Wij raden aan om ze niet te gebruiken. Excel heeft veel goede alternatieven en PerfectXL reikt deze aan.

Het opzetten van een goede structuur is één van de belangrijkste, maar ook meest onderschatte stappen in de ontwikkeling van een spreadsheet. De meeste spreadsheets beginnen klein, maar worden steeds groter. En niemand komt er nog aan toe om de structuur aan te passen aan het nieuwe gebruik. Alle risico’s die te maken hebben met slechte structuur vallen, bij PerfectXL, onder de noemer ‘Structuurproblemen’.

De kunst van het programmeren is de kunst van eenvoud. Complexe formules zijn daarom zelden een goed idee en berekeningen kunnen bijna altijd simpeler. Je moet alleen weten hoe? PerfectXL wijst verschillende soorten complexe formules in spreadsheets aan en biedt suggesties voor verbetering.

Excel is een krachtig programma. Wanneer het programma iets niet kan, dan lukt het vaak alsnog met VBA. Helaas kan het gebruik van VBA leiden tot onvoorspelbaar gedrag, trage prestaties en corrupte Excel-bestanden. PerfectXL controleert spreadsheets op mogelijke problemen in de VBA-code.