Overheid

Houd je controleurs tevreden met goede & betrouwbare Excelmodellen

Excel is zonder twijfel het handigste programma ter wereld voor het maken van berekeningen en daarom vind je in vrijwel iedere organisatie Excelmodellen. Wereldwijd gebruiken bijna een miljard mensen Excel; in privé-situaties, bij kleine bedrijven, bij grote bedrijven en bij tal van overheden.

Publieke sector: Jouw mogelijkheden!

Bezwaren tegen Excel

Hoewel veel mensen goed met het programma weten om te gaan, brengt het gebruik van Excel serieuze risico’s met zich mee. Vooral in het geval van complexere modellen. Juist door de eenvoud van het programma is een vergissing snel gemaakt, want het onderhoud en de overdraagbaarheid van een spreadsheet zijn vaak matig. Logisch, dat de controleurs van deze wereld (accountants, interne auditteams, riskmanagers) vaak bezwaren aanvoeren tegen het gebruik van Excel voor belangrijke berekeningen.

Stel je controleurs tevreden

Om aan de bezwaren van de controleurs tegemoet te komen, kun je twee dingen doen. Je kunt kiezen voor een andere oplossing, programmeren in R of Python bijvoorbeeld, maar dat moet je wel kunnen! Het gemak van het intuïtieve, overzichtelijke, gebruiksvriendelijke Excelwerk is nauwelijks te evenaren. Of: je kunt ervoor zorgen dat jouw Excelmodellen voldoen aan de strenge wensen van de controleurs. Zij verwachten heldere, overdraagbare, goed gedocumenteerde en niet te complexe spreadsheets waarin zeker geen onnodige risico’s worden genomen. Hiervoor adviseren we dat je je aan de volgende richtlijnen houdt:

  • Train jezelf
  • Houd vast aan principes
  • Documenteer wat je doet
  • Voer regelmatig controle uit

Train jezelf

Er zijn maar weinig vaardigheden die bij reguliere studies zo onderbelicht worden als het maken van goede spreadsheets. Bijna iedereen leert met Excel omgaan “on the job”. En dat kan ook, omdat het zo intuïtief werkt. Maar toch zien we dat het vaak veel beter kan. Als je autodidact in Excel bent, dan weet je niet wat je niet weet. Daarom zal een training, waarbij je leert hoe je in de basis goed blijft werken, je zeker helpen. Dat geldt zelfs voor gevorderde gebruikers. De training van PerfectXL leert je niet alleen de functionaliteit van Excel, maar juist hoe je die functionaliteit inzet om goede Excelmodellen te bouwen. Als je meer wilt weten, bekijk dan de pagina over onze training.

Houd vast aan principes

Excel is bijzonder flexibel. Een aanpassing is zo gemaakt. Tijdelijke kort-door-de-bocht oplossingen liggen op de loer, zeker bij tijdgebrek. Maar, spreadsheets gaan uiteindelijk altijd langer mee dan aanvankelijk de bedoeling was. Tijdelijke aanpassingen worden definitief en bij een strenge controle val je door de mand. De basisregel is: Denk altijd aan de toekomstige gebruiker. Dit doe je door een set aan basisprincipes te formuleren over o.a. architectuur, vormgeving, gebruik van bepaalde formules etc. Benieuwd welke principes wij hebben geformuleerd? Download dan dit boekje.

Documenteer wat je doet

Niets is zo vervelend voor een accountant als wanneer er sprake is van wijzigingen in een model, terwijl het niet duidelijk is wat er precies is gewijzigd. Nu is het bijhouden van wijzigingen natuurlijk ook niet het leukste werk. Zoek daarom de combinatie op van handmatig bijhouden (met de nadruk op de reden van de wijzigingen) en het automatisch detecteren van feitelijke verschillen tussen oude en nieuwe versies van een model. Deze verschillen kunnen automatisch gevonden worden met PerfectXL Compare.

Daarnaast is het ook belangrijk om informatie te hebben over de werking van een model. Wat doet het model, waar zit de invoer? De berekeningen? En waar zijn de resultaten te vinden? Ook hierbij kunnen automatische tools hulp bieden. Gebruik de PerfectXL Explore tool om meer informatie te krijgen over je model.

Voer regelmatig controle uit

Heb ik ergens een formule overschreven? Gebruik ik wel de goede verwijzingen? Staan er geen (oude) vaste getallen in formules? Enzovoort. Ieder belangrijk model moet regelmatig worden nagelopen op fouten en risico’s. Dat verwachten de controleurs van je. Maar, zonder hulpmiddelen is de controle een haast oneindige klus. Hoeveel formules staan er wel niet in je model? Gelukkig zijn ook hier goede hulpmiddelen voor. Het is mogelijk om automatisch allerlei soorten risico’s op te sporen. Ook is het mogelijk om een model op een slimme manier te visualiseren zodat je in één oogopslag kunt zien of de flow wel loopt zoals deze hoort te lopen. Met de PerfectXL Risk Eliminator kan je snel en efficiënt controles op je model uitvoeren. Controleer je modellen regelmatig en bespreek je controles met accountant of auditor. Die zal tevreden zijn.

Continue reading

Go to blog overview

XLOOKUP: De discussie is voorbij

XLOOKUP is nieuwste zoekfunctie in Excel. De belangrijke vraag voor de serieuze gebruiker is dan ook, waarom zou ik voor XLOOKUP kiezen?

Learning on the job

De kans bestaat dat je graag beter wilt worden in Excel, maar dat je geen tijd kunt vinden om een cursus te volgen. Of de omgekeerde situatie: je hebt tijd om een Excelcursus te volgen, maar je vreest dat je de nieuwe informatie dan na enkele weken toch weer vergeten bent, omdat je er niet direct mee aan de slag gaat. In beide gevallen adviseren wij: volg een Exceltraining in een drukke Excelperiode en juist niet als het rustig is!

Patrick O'Beirne over EuSpRIG en de Excel community

Excel held Patrick O’Beirne is de voorzitter van EuSpRIG, en een van de grootste kenners op het gebied van Excel horror verhalen.