Fouten in spreadsheet berekeningen opsporen

Het kost bijzonder veel tijd en moeite om tegenstrijdigheden of foute berekeningen in je spreadsheet handmatig te achterhalen. In deze video laten we je zien hoe je de Formule Breakdown functie van PerfectXL kunt gebruiken om problemen met berekeningen binnen enkele minuten te vinden en te verbeteren.

Case: Verschil tussen twee berekende nummers

Als accountant ontvang je een spreadsheet met personeelskosten. Medewerkers ontvangen een reiskostenvergoeding.

In de betreffende spreadsheet zien we onderaan een paar werkbladen die verschillende soorten personeelskosten berekenen, van basissalarissen tot ziektekostenverzekeringen. Op het tabblad ‘Samenvatting personeelskosten’ vinden we een overzicht van alle kosten. Onze aandacht gaat uit naar één specifieke sectie, waarin twee cijfers berekend worden: de verwachte reiscompensatie en de werkelijke uitbetaling. Deze twee uitkomsten blijken van elkaar te verschillen en wij willen weten hoe dat komt.

Meestal moeten we alle relevante formules grondig en handmatig controleren om het probleem te vinden. Voor je het weet, stuiter je heen en weer tussen werkbladen terwijl je zoekt naar een speld in een hooiberg. Gelukkig biedt PerfectXL een efficiënte oplossing om snel de fouten in jouw spreadsheetberekeningen te vinden.

Upload jouw spreadsheet voor analyse

Nadat PerfectXL jouw spreadsheet heeft geanalyseerd gaan we naar de ‘Formula Breakdown’ sectie. De Formule Breakdown biedt inzicht in de ‘wortels’ van onze formule en de potentiële problemen die we daar eventueel tegenkomen. Precies wat we nodig hebben! Om de berekening van de verwachte reiscompensatie te controleren, noteren we het werkblad en de cel van de formule en voeren wij die in.

Een lijst met alle cellen en ranges die in deze formule worden gebruikt

Bovenaan de pagina zien we de betreffende formule. Daaronder staan ​​alle cellen en ranges die in deze formule worden gebruikt, inclusief hun inhoud. Wanneer de formule verwijst naar andere soorten celinhoud, zoals andere formules, dan wordt de verwijzing uitgebreid.

Elke celverwijzing die een formule bevat kunnen we verder inspecteren door erop te klikken. Geselecteerde formules blijven altijd zichtbaar bovenaan de pagina, zodat we precies kunnen zien welk pad we door de spreadsheet hebben gevolgd.

Fouten in Spreadsheetberekeningen Opsporen met Formule Breakdown :: Tutorial :: PerfectXL

Als een formule range wordt onderbroken door een andere formule

Wanneer we zien dat de geselecteerde formule risico’s bevat, klikken we er op om de details te bekijken. En hier vinden we het probleem: een formule die doorgetrokken zou moeten zijn, wordt onderbroken door een andere formule.

Lijst met indirecte risico’s

Dergelijke risico’s hoef je niet aan het toeval over te laten. Als we opnieuw beginnen bij de oorspronkelijke formule, kunnen we ook een lijst met indirecte risico’s bekijken; deze laat alle risico’s in onderliggende formules zien. Daar zien we onze onderbroken range opnieuw. Om dezelfde lijst met formules te zien, hoef je er alleen maar op te klikken.

Het probleem oplossen

Nu dat we weten wat het probleem is en waar het zich bevindt, gaan we het oplossen. In de sectie ‘Reports’ kunnen we een kopie van onze originele spreadsheet downloaden, met daarin een ‘mapping’ van alle gevonden problemen en risico’s. 

In deze spreadsheet vinden we het probleem gemakkelijk terug. Dankzij de toegevoegde markering hebben gelijke formules een paarse rand, en kun je de afwijkende formule met het blote oog vinden. Nu kunnen we het probleem snel oplossen op het betreffende tabblad in de originele spreadsheet. Als we opnieuw het tabblad ‘Samenvatting personeelskosten‘ bekijken, dan zul je zien dat de verwachte reiscompensatie en de werkelijke uitbetaling nu wel aan elkaar gelijk zijn.

Fouten in Spreadsheetberekeningen Verbeteren :: Tutorial :: PerfectXL

Conclusie

We begonnen met een verschil in de financiële administratie. Zonder PerfectXL had het veel tijd en moeite gekost om de oorzaak van dit verschil te vinden. Dankzij de analyse van PerfectXL en de ‘Formula Breakdown’ functie was het probleem echter makkelijk te vinden. Wat anders uren gekost had, kon met PerfectXL binnen een paar minuten worden opgelost.

Meer video tutorials

Video Tutorial: How to Check Your Input Source in Excel :: PerfectXL

Hoe kan je invoerbronnen in excel controleren

In deze video zullen we je een snelle manier van invoerbronnen bekijken laten zien, zodat je een onbekende invoer kan vinden. We laten je ook een goeie visualisatie zien waardoor je makkelijk input en output bladen kan bekijken, en daardoor besluiten of het wel of niet te vertrouwen is.

Learn how to check your input sources in Excel

Video Tutorial: How to Quickly Validate Your Spreadsheet :: PerfectXL

Hoe kan jij razendsnel je spreadsheet valideren

88% van spreadsheets hebben verborgen fouten. Deze risico’s kunnen riskant zijn in de uitkomst van je spreadsheets. Deze video laat zien hoe je met PerfectXL gelijk 38 soorten risico’s uit je spreadsheet kan halen.

Leer hoe je jou spreadsheets kan valideren