Rapportages maken

PerfectXL Reports genereert PDF-bestanden met een samenvatting of gedetailleerd verslag van je bevindingen én kan dit ook rechtstreeks terugkoppelen naar het originele Excel bestand. In onderstaand voorbeeld laten we zien hoe je verschillende spreadsheet validatierapportages kunt genereren.

Kies je rapportage

In de ‘reports’ tab van PerfectXL kun je verschillende soorten rapportages kiezen. Eerst bepaal je of je het rapport als PDF of als Excel bestand wilt downloaden:

Excel Rapportages | Tutorial | PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

PDF Rapportage

Met de PDF export functie van PerfectXL kun je al je bevindingen eenvoudig delen met collega’s. Je kunt zelf kiezen of je een samenvatting, een validatierapport, of een gedetailleerd visualisatierapport wilt samenstellen. De belangrijkste visualisaties worden in elk type rapportage weergegeven:

Excel Rapportages - Visualisatie overzicht | Tutorial | PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

Spreadsheet samenvatting pagina 1, met visualisatie

Alle PDF rapportages bevatten een samenvatting van de analyses. Het validatierapport geeft wat meer informatie over de risico’s die gevonden zijn en toont de lezer hoe vaak elk type risico voorkomt. De gedetailleerde rapportage bestaat uit een overzicht, werkbladeigenschappen, een risico overzicht, en een uitwerking met de details van die risico’s.

Excel Rapportages - Overzicht | Tutorial | PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

Eigenschappen van de spreadsheet

Excel Rapportages

PerfectXL biedt je ook de mogelijkheid om rapportages direct in Excel te creëren. Deze rapportages zijn een kopie van je huidige spreadsheet met daaraan 1 of 2 werkbladen toegevoegd. Vrees niet, het zal je huidige spreadsheet niet vervangen!

Excel Rapportages - Export | Tutorial | Spreadsheet Validatie Tool

Lijsten

‘Lists’ voegt een lijst toe van alle risico’s, unieke formules, en constanten in je spreadsheet. Deze informatie heeft altijd betrekking op de gehele spreadsheet.

‘Mappings’

‘Mappings’ zijn kopieën van werkbladen met een aangepast format, waarin de gebruiker toelichting krijgt over bepaalde aspecten van de cellen.

Mappings samenstellen

Maak eerst een keuze uit 3 verschillende soorten mappings:

  • Een Risks & Suggestions ‘mapping’ markeert de cellen in je werkbladen op basis van de grootste risico’s.
  • Met ‘Cell formats’ worden cellen gekleurd op basis van het soort formule/de inhoud. Hierdoor zijn onverwachte afwijkingen makkelijk te vinden.
  • Een Cell References mapping visualiseert de verwijzingen naar formules binnen de spreadsheet naar andere werkbladen of naar externe documenten.

Selecteer ten slotte de werkbladen waarop je ‘mappings’ wilt toepassen.

Voorbeeld Excel rapportage met lijst van alle risico’s

Lijstrapportage voorbeeld 1: Risks & Improve – Een overzicht van alle risico’s in je spreadsheet:

Excel Rapportages - Export lijst met risico's | Tutorial | PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

Klik om gelijk naar risico’s te springen in je spreadsheet.

Voorbeeld Excel rapportage met lijst van alle referenties naar constanten

Lijstrapportage voorbeeld 2: Referenties naar constanten – Alle constanten in je spreadsheet in een simpel overzicht.

Tutorial Reports - Export Excel - Referred Constants :: PerfectXL Spreadsheet Validation Tool

Voorbeeld Excel rapportage met lijst van unieke formules

Lijstrapportage voorbeeld 3: Unieke formules – Alle formules in je spreadsheet in een simpel overzicht.

Excel Rapportages - Export lijst met unieke formules | Tutorial | PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

Voorbeeld Excel ‘mapping’ van risico’s

‘Mapping’ rapportage voorbeeld 1: Risks & Suggestions – Cellen gemarkeerd op basis van grootste risico.

Excel Rapportages - Export Mapping Risico's | Tutorial | PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

Voorbeeld Excel ‘mapping’ van celinhoud

‘Mapping’ rapportage voorbeeld 2: Cel ‘formats’ – Groepering op basis van soortgelijke formules; formules krijgen een kleur op basis van het type formule.

Excel Rapportages - Export Mapping Celinhoud | Tutorial | PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

Voorbeeld Excel ‘mapping’ van verwijzingen

‘Mapping’ rapportage voorbeeld 3: Celreferenties – Groepering op basis van soortgelijke verwijzingen.

Excel Rapportages - Export Mapping Verwijzingen | Tutorial | PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

Video Voorbeelden

In de onderstaande video’s laten we grondig zien welke opties PerfectXL heeft en hoe ze werken. Er zullen steeds nieuwe video’s bij komen.

Video Tutorial: Tracing Problems in Spreadsheet Calculations :: PerfectXL

Problemen in berekeningen opsporen

Als er inconsistenties of vermoedelijke verkeerde berekeningen in een spreadsheet voorkomen, kost het veel tijd om het probleem te vinden. In deze video laten we zien hoe je de Formule Ontledings-optie van PerfectXL gebruikt om problemen in berekeningen binnen enkele minuten te vinden en op te lossen. 

Leer fouten in berekeningen op te sporen

Video Tutorial: How to Check Your Input Source in Excel :: PerfectXL

Bronnen in Excel controleren

In deze video laten we zien hoe je met een snelle basis check kunt achterhalen welke bronnen uw spreadsheet gebruikt en of er onbekende input is. Ook laten we een krachtige manier zien om de stroom van informatie te visualiseren. Hiermee kan je de functie en afhankelijkheden van elk werkblad bepalen.

Leer uw inputbronnen te checken in Excel

Video Tutorial: How to Quickly Validate Your Spreadsheet :: PerfectXL

Snel Spreadsheets Valideren

88% van alle spreadsheet bevatten verborgen problemen. Die problemen kunnen een groot risico vormen voor de kwaliteit van je spreadsheet. In deze video zie je hoe PerfectXL kan helpen om je spreadsheet te valideren aan de hand van 29 soorten risico’s, zonder dat je elke individuele cel handmatig hoeft te controleren.

Leer uw spreadsheet te valideren