Een snelle spreadsheet controle

88% van alle spreadsheets heeft verborgen problemen en de kans is groot dat deze problemen van invloed zijn op je resultaten. Deze video laat zien hoe je met PerfectXL snel een spreadsheet controleert en scant op meer dan 30 soorten risico’s. Dit hoeft je dus niet langer handmatig te doen!

Voorbeeld: Voorkom verrassingen

Je krijgt van een collega een spreadsheet die bestemd is voor een klant. Voordat je de spreadsheet aan de klant overhandigt, wil je hem natuurlijk controleren. Je wilt niet dat de klant voor verrassingen komt te staan.

Een spreadsheet controleren is eenvoudig met PerfectXL. PerfectXL analyseert het bestand en genereert vervolgens een visualisatie. Deze visualisatie laat zien hoe de tabbladen met elkaar verbonden zijn en of er sprake is van bijzonderheden. Oranje betekent dat er een externe bron is: een tabblad in een ander bestand. Lichtgrijs betekent dat het tabblad verborgen is.

In het geval van ons voorbeeld is het zeer opvallend dat juist de concluderende, samenvattende werkbladen (die zonder uitgaande pijlen), aangemerkt worden als verborgen sheets. Waren ze tijdelijk verborgen? Moeten deze bladen zichtbaar worden gemaakt, voordat de spreadsheet naar de klant wordt verzonden?

Risico’s die gevonden worden in de analyse

Een andere snelle controle zie je op de ‘Risks & Suggestions’ pagina. Hier vind je een lijst van alle risico’s die in het bestand worden gevonden. In ons geval is er sprake van één belangrijk risico: een ‘unexpected range’.

Op de ‘Risks & Suggestions’ pagina bekijken we meer informatie over de unexpected range in de ‘pop up’: Er werd een unexpected range E55:E58 gevonden in de formule in cell E60. Voeg E59 toe aan de range.

We hadden ook handmatig alle tabbladen en formulas kunnen controleren, maar het gebruik van PerfectXL is aanzienlijk sneller.

In het tabblad ‘Reports’, kunnen we een kopie van de oorspronkelijke spreadsheet downloaden en we kunnen er voor kiezen om een tabblad toe te voegen met een lijst van alle risico’s.

Snelle Spreadsheet Controle :: Tutorial :: PerfectXL Validatie Tool

Als we dit bestand openen in Excel kunnen wij bovenaan filteren op ‘unexpected range’. Door op de ‘cell reference’ te klikken, springen we direct naar de functie waar het risico zich bevindt.

Daar is hij dan. Hoe was de melding ookalweer? “Er werd een unexpected range E55:E58 gevonden in de formule in cell E60. Voeg E59 toe aan de range.” Dat lijkt de juiste oplossing te zijn: de range loopt inderdaad door naar E59. Het is maar goed dat we dit hebben aangepast voordat we de spreadsheet aan de klant doorgaven!

Samenvatting

Soms zien spreadsheets er op het oog heel goed uit, maar deze kunnen toch gevaarlijke fouten bevatten! Hierdoor kunnen resultaten inconsistent zijn. Een ‘unexpected range’ reference is slechts een van de vele voorbeelden. PerfectXL is het snelle alternatief voor handmatige spreadsheet controle.

More Video Tutorials

Video Tutorial: Tracing Problems in Spreadsheet Calculations :: PerfectXL

Problemen in berekeningen opsporen

Als er inconsistenties of vermoedelijke verkeerde berekeningen in een spreadsheet voorkomen, kost het veel tijd om het probleem te vinden. In deze video laten we zien hoe je de Formule Ontledings-optie van PerfectXL gebruikt om problemen in berekeningen binnen enkele minuten te vinden en op te lossen. 

Leer fouten in berekeningen op te sporen

Video Tutorial: How to Check Your Input Source in Excel :: PerfectXL

Bronnen in Excel controleren

In deze video laten we zien hoe je met een snelle basis check kunt achterhalen welke bronnen uw spreadsheet gebruikt en of er onbekende input is. Ook laten we een krachtige manier zien om de stroom van informatie te visualiseren. Hiermee kan je de functie en afhankelijkheden van elk werkblad bepalen.

Leer uw inputbronnen te checken in Excel