Spreadsheet visualisatie tutorial

Om een spreadsheet snel te begrijpen is het essentieel om inzicht te hebben in de structuur van je bestand. In deze tutorial leggen wij je uit hoe onze spreadsheet visualisatietool werkt en hoe je met behulp van deze feature snel en efficiënt een spreadsheet kunt analyseren.

Hoe werkt de visualisatie feature?

Met PerfectXL is het heel eenvoudig om data visualisaties van je Excel bestanden te maken. Je upload je bestand in PerfectXL, en je klikt op ‘analyze’. Daarna klik je op de naam van je spreadsheet om de visualisatie te bekijken.

Spreadsheet Visualisatie Tutorial :: PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

De blauwe blokjes representeren de werkbladen van je spreadsheet. Door met je muis over deze blokjes te hoveren zie je waar het betreffende werkblad de informatie vandaan haalt, en waar het informatie naartoe stuurt. Op dezelfde manier kun je ook formules en berekeningen bekijken.

Gedetailleerde visualisatie van een werkblad

Als je op een van de blauwe blokjes klikt, dan wordt je naar een nieuwe visualisatie geleid: de visualisatie van het betreffende werkblad. Hiermee worden de relaties van dit werkblad met andere werkladen helder in kaart gebracht.

Spreadsheet Visualisatie Tutorial :: Visualisatie van een werkblad :: PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

A. Terug naar de spreadsheet visualisatie; B. Hover met je muis over een vakje om de relaties van dat werkblad te zien; C. Paars: Formules in de andere werkbladen gebruiken cijfers vanuit dit werkblad; D. Zwart: Formules in dit werkblad gebruiken cijfers vanuit andere werkbladen.

Verschillende soorten spreadsheet visualisaties

PerfectXL heeft 4 soorten visualisaties:

  • Default
  • Risico’s
  • Input/Output
  • Data count & formules

Spreadsheet visualisatie: Default

De ‘default’ visualisatie laat duidelijk zien hoe de werkbladen met elkaar verbonden zijn, welke externe bronnen worden gebruikt en welke werkbladen verbborgen zijn (wat wij geen risico vinden, lees onze richtlijn!) Op deze manier, krijg je een simpel overzicht van de structuur van je bestand.

Spreadsheet visualisatie is een effectieve en snelle manier om een werkblad te analyseren

Spreadsheet Visualisatie Tutorial :: Default :: PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

De ‘default’ view laat direct zien hoe werkbladen met elkaar verbonden zijn (blauw), welke externe bronnen gebruikt worden (oranje) en welke werkbladen verborgen zijn (grijs en wit).

Spreadsheet visualisatie: Risico’s

De ‘risks’ visualisatie geeft elk werkblad een kleur die toont hoeveel risico er aan een blad verbonden is. Bij Infotron hebben wij een lijst met 29 soorten risico’s die vaak voorkomen in excel samengevat. Deze risico’s zijn allemaal in de risico detectie feature van PerfectXL aanwezig. Met de ‘risks’ visualisatie word je bestand geanalyseerd door PerfectXL, daardoor kan je makkelijk zien welke werkbladen in je bestand de grootste risico’s hebben. 

Spreadsheet Visualisatie Tutorial :: Risico overzicht :: PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

De ‘risks’ visualisatie toont een kleur voor elk werkblad op basis van de nummer van hoge risico’s gevonden in het blad. Dit kan dus beteken dat een redelijk veilige werkblad, een heel riskant bron zou kunnen hebben. 

Spreadsheet visualisatie: Input/Output

De input/output visualisatie laat je zien hoe de input-, output-, en rekenbladen nu zijn ingedeeld in je bestand. Een goed Excel bestand heeft een duidelijke scheiding tussen de werkbladen (lees onze richtlijn ‘Houd input en output gescheiden‘). De input/output visualisatie maakt het door gebruik van verschillende kleuren en pijlen in één oogopslag duidelijk hoe de structuur van een bestand eruit ziet.

Spreadsheet Visualisatie Tutorial :: Input/output overzicht :: PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

De verschillende kleuren en pijlen van een input/output visualisatie maken direct duidelijk hoe de structuur van een bestand eruit ziet.

Spreadsheet visualisatie: Data Count & Formules

De ‘data count & formules’ visualisatie brengt in kaart hoeveel informatie (i.e. cellen die niet leeg staan) elk werkblad van jouw spreadsheet bevat. De hoeveelheid informatie die werkbladen met elkaar delen wordt aangegeven in cijfers en door de grootte van de pijlen die de werkbladen met elkaar verbinden.

Spreadsheet Visualisatie Tutorial :: Data count & formules overzicht :: PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

In de ‘Data Count & Formules’ visualisatie krijgen werkbladen een kleur op basis van hoeveel informatie (cellen met cijfers) het werkblad bevat. De hoeveelheid informatie die werkbladen onderling delen wordt aangegeven d.m.v. cijfers en de grootte van de pijl.

Soms zie je een link tussen werkbladen die je niet zou verwachten. Bijvoorbeeld een inputblad dat direct verbonden is aan een outputblad. In een dergelijke situatie is het nuttig om te weten welke formules er gebruikt worden op deze werkbladen. De ‘Data Count & Formules’ visualisatie geeft je daarom ook direct inzicht in welke formules er op elk werkblad gebruikt worden.

Spreadsheet Visualisatie Tutorial :: Data count & formules details :: PerfectXL Spreadsheet Validatie Tool

De getallen in de blauwe cirkels laten zien hoeveel formules er tussen twee werkbladen gebruikt worden. Klik erop om de formules te zien. Daarna: klik op de formule zelf om die uitvoerig te bekijken. Dit brengt je naar de ‘Formule Breakdown‘.

Video Voorbeelden

In de onderstaande video’s laten we grondig zien welke opties PerfectXL heeft en hoe ze werken. Er zullen steeds nieuwe video’s bij komen.

Video Tutorial: Tracing Problems in Spreadsheet Calculations :: PerfectXL

Problemen in berekeningen opsporen

Als er inconsistenties of vermoedelijke verkeerde berekeningen in een spreadsheet voorkomen, kost het veel tijd om het probleem te vinden. In deze video laten we zien hoe je de Formule Ontledings-optie van PerfectXL gebruikt om problemen in berekeningen binnen enkele minuten te vinden en op te lossen. 

Leer fouten in berekeningen op te sporen

Video Tutorial: How to Check Your Input Source in Excel :: PerfectXL

Bronnen in Excel controleren

In deze video laten we zien hoe je met een snelle basis check kunt achterhalen welke bronnen uw spreadsheet gebruikt en of er onbekende input is. Ook laten we een krachtige manier zien om de stroom van informatie te visualiseren. Hiermee kan je de functie en afhankelijkheden van elk werkblad bepalen.

Leer uw inputbronnen te checken in Excel

Video Tutorial: How to Quickly Validate Your Spreadsheet :: PerfectXL

Snel Spreadsheets Valideren

88% van alle spreadsheet bevatten verborgen problemen. Die problemen kunnen een groot risico vormen voor de kwaliteit van je spreadsheet. In deze video zie je hoe PerfectXL kan helpen om je spreadsheet te valideren aan de hand van 29 soorten risico’s, zonder dat je elke individuele cel handmatig hoeft te controleren.

Leer uw spreadsheet te valideren