Excel-richtlijnen voor professionals

Wij onderzoeken al bijna 10 jaar spreadsheets. We hebben echt alles gezien: van briljant geautomatiseerde spreadsheets tot horror verhalen. Wij krijgen vaak de vraag: wat definieert een goede spreadsheet? Hoe kan ik mijn spreadsheet beter maken? Daarom schrijven wij regelmatig guidelines om de kwaliteit van spreadsheets te verbeteren.

Onze Excel Guidelines

In de onderstaande lijst vind je alle Excel-richtlijnen die we tot nu toe hebben gepubliceerd, geordend van de nieuwste tot de oudste.

Excel Guidelines voor Professionals :: Iedere spreadsheet behoeft een second opinion :: PerfectXL

Guideline 17: Iedere spreadsheet behoeft een second opinion

Ken je het gevoel? Je hebt een prachtige spreadsheet gemaakt en trots op het resultaat stuur je het naar collega’s. Maar nog geen minuut later staat er een collega aan je bureau die je op een kapitale blunder wijst. Ajaj, dat had je kunnen voorkomen…

Lees meer: Iedere spreadsheet behoeft een second opinion

Excel Guidelines voor Professionals :: Schoon je data op :: PerfectXL

Guideline 16: Schoon je data op

Garbage in, garbage out? Niet als je tijdens de bouw van je spreadsheet serieus aandacht besteedt aan het opschonen van je invoerdata. We raden je aan om de opschoning te automatiseren, zodat je er bij een volgend gebruik geen omkijken meer naar hebt.

Lees meer: Schoon je data op

Excel Guidelines voor Professionals :: Vermijd lange formules :: PerfectXL

Guideline 15: Vermijd lange formules

“The more the words, the less the meaning [Ecclesiastes 6:11]” Veel Excel gebruikers zijn meer gericht op cijfers dan op mooie uitspraken, maar dit citaat uit de bijbel past perfect bij dit onderwerp. Ook Thomas Jefferson, president van de Verenigde Staten aan het begin van de 19e eeuw sprak erover: “The most valuable of all talents is that of never using two words when one will do”.

Lees meer: Vermijd lange formules

Excel Guidelines voor Professionals :: Let op eenheden en getallen :: PerfectXL

Guideline 14: Let op eenheden en getalnotatie

Excel horror verhalen hebben nogal eens te maken met het per ongeluk verwisselen of veranderen van eenheden of getalnotaties. Amerikanen denken in Dollars; Europeanen in Euro’s. Grote organisaties denken in duizendtallen, kleine organisaties moeten op de centen letten. En de Engelsen, die hebben voor alles eigen eenheden.

Lees meer: Let op eenheden en getalnotatie

Excel Guidelines voor Professionals :: Houd formules dicht bij de input :: PerfectXL

Guideline 13: Houd formules dicht bij de input

Plaats formules zo dicht mogelijk bij hun invoervariabelen. Daardoor loop je minder risico op fouten, maak je optimaal gebruik van de ingebouwde ondersteuning van Excel en je spreadsheet wordt beter overdraagbaar.

Lees meer: Houd formules dichtbij de input

Excel Guidelines voor Professionals :: Negeer nooit Excel foutmeldingen :: PerfectXL

Guideline 12: Negeer nooit de Excel foutmeldingen

Hoe verleidelijk het ook is, het is niet verstandig om standard Excel-fouten te laten staan in je spreadsheet. Later zul je namelijk niet herinneren of je een fout bewust hebt laten staan, of dat er iets mis is met je spreadsheet.

Lees meer: Negeer nooit de Excel foutmeldingen

Excel Guidelines voor Professionals :: Gebruik INDEX en MATCH, geen VLOOKUP :: PerfectXL

Guideline 11: Gebruik INDEX & MATCH, geen VLOOKUP

Er zijn meerdere manieren in Excel om te zoeken. Bekend zijn VLOOKUP en de combinatie van de INDEX en MATCH. Tot onze grote frustratie wordt de VLOOKUP veel vaker gebruikt dan de combinatie INDEX en MATCH, terwijl deze laatste optie echt veel beter is. Minder kans op fouten en een stuk efficiënter.

Lees meer: Liever Index en match dan Vlookup

Excel Guidelines voor Professionals :: Zorg voor helder versiebeheer :: PerfectXL

Guideline 10: Zorg voor helder versiebeheer

Welke versie kreeg ik van jou? Oh, die versie heb ik aangepast! Heeft de directie op basis van die versie een besluit genomen? Menig nachtmerrie is ontstaan door verwarring over de juiste versie van Excel bestanden. Aan het bestand zelf kun je vaak moeilijk zien om welke versie het gaat. En is de laatste versie wel de juiste versie, of slechts een experimentele afslag?

Lees meer: Zorg voor helder versiebeheer

Excel Guidelines voor Professionals :: Array-formules zijn verleden tijd :: PerfectXL

Guideline 09: Array-formules zijn verleden tijd

Lang geleden was Excel nog lang niet zo geavanceerd als tegenwoordig, en de zogenaamde array-formules (ook wel matrixformules genoemd) bestaan al heel lang. Desondanks zijn er maar weinig mensen bekend met deze formules, en er zijn nog minder mensen die ze goed begrijpen.

Lees meer: Array functies zijn verleden tijd

Excel Guidelines voor Professionals :: Het gevaar van verborgen informatie :: PerfectXL

Guideline 08: Het gevaar van verborgen informatie

Excel heeft misschien wel teveel leuke opties. In Guideline 6 gaven we al het advies om niet of desnoods heel sporadisch gebruik te maken van de optie om cellen samen te voegen. In deze guideline bespreken we de gevaren van verborgen informatie.

Lees meer: Het gevaar van verborgen informatie

Excel Guidelines voor Professionals :: Gebruik consistente labels :: PerfectXL

Guideline 07: Gebruik consistente labels

Cijfers zonder betekenis zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules van tekstuele informatie voorziet.

Lees meer: Gebruik consistente labels

Excel Guidelines voor Professionals :: Cellen samenvoegen in Excel; weersta de verleiding :: PerfectXL

Guideline 06: Cellen samenvoegen in Excel: weersta de verleiding!

Het is zo verleidelijk: cellen samenvoegen in Excel zodat ze bijvoorbeeld samen een kop vormen boven twee of meer kolommen. Natuurlijk ziet dat er prachtig uit, maar het is gevaarlijk, dus probeer de verleiding te weerstaan!

Lees meer: Cellen samenvoegen in Excel: weersta de verleiding!

Excel Guidelines voor Professionals :: Gooi al het overbodige weg :: PerfectXL

Guideline 05: Gooi al het overbodige weg

Vergelijk het gebruik van een spreadsheet eens met Airbnb. Als jij je huis brandschoon oplevert dan zul je de huurders stimuleren om zich netjes te gedragen. Maar als je een ongeordend huis verhuurt, dan zullen je gasten ook niet zorgvuldig zijn. Vergeet nooit: een spreadsheet heeft gemiddeld 13 gebruikers! Bedenk wat er gebeurt als je begint met een slordige opzet.

Lees meer: Gooi al het overbodige weg

Excel Guidelines voor Professionals :: Houd input en output apart :: PerfectXL

Guideline 04: Houd input en output apart

Als we een boek lezen of een rapport, dan lezen we het liefst van boven naar beneden en van links naar rechts. Denk bij het maken van een spreadsheet ook eens aan de leesbaarheid en besteed zorg aan de opbouw je spreadsheet.

Lees meer: Houd input en output apart

Excel Guidelines voor Professionals :: Bereken nooit tweemaal hetzelfde :: PerfectXL

Guideline 03: Bereken nooit tweemaal hetzelfde!

Soms heb je op meerdere plaatsen exact dezelfde formule nodig. Bijvoorbeeld een berekening voor inflatie, waar je verschillende andere formules op baseert. Probeer dan de verleiding te weerstaan om de formule op meerdere plaatsen opnieuw te berekenen. Dit komt de houdbaarheid van je spreadsheet ten goede.

Lees meer: Bereken nooit tweemaal hetzelfde!

Excel Guidelines voor Professionals :: Gebruik nooit vaste getallen in formules :: PerfectXL

Guideline 02: Gebruik nooit vaste getallen in formules

Formules zoals SUM(A4:A12)*0.145 kennen we allemaal. Maar het gebruik van vaste getallen in formules is erg onverstandig! De toekomstige gebruiker zal niet begrijpen waar het getal vandaan komt. Een vast getal past zich niet aan wanneer de omstandigheden veranderen en de gebruiker ziet het getal makkelijk over het hoofd bij aanpassingen.

Lees meer: Gebruik nooit vaste getallen in formules

Excel Guidelines voor Professionals :: Documenteer je werk :: PerfectXL

Guideline 01: Documenteer je werk

Het eerste wat je kunt doen voor de toekomstige gebruiker van je spreadsheet is het toevoegen van documentatie. Zelfs als je die toekomstige gebruiker zelf bent. Vertrouw niet op je geheugen! De eerste, of eventueel de laatste, sheet van je bestand zou “Toelichting” moeten heten of iets wat daarop lijkt. Leg daarop uit wat de functie is van de spreadsheet, waar de data vandaan komt en waar de resultaten gebruikt worden.

Lees meer: documenteer je werk

Excel Guidelines voor Professionals :: Introductie :: PerfectXL

Introductie

Excel is zo makkelijk. Open het programma, zet er een paar getallen in, formuleer een eerste berekening en je hebt direct resultaat. Een spreadsheet is geboren. Maar het groeit en het groeit en… Gemiddeld groeien spreadsheets wel 5 jaar door en hebben ze niet 1, niet 2 maar wel 13 gebruikers! Niet vreemd dat het vaak een chaos wordt, toch? Er is wel eens berekend dat er per jaar 7 miljard dollar verloren gaat door fouten in spreadsheets. Een goede spreadsheet maken is veel moeilijker dan je denkt!

Ga naar Introductie Excel Richtlijnen

Meld je aan voor de Guidelines!