Excel-richtlijnen voor professionals

Bijna 10 jaar zijn wij bezig met het onderzoeken van spreadsheets. We hebben alles gezien: spreadsheets die een zakelijke behoefte makkelijk oplost, maar ook horror verhalen. Door de jaren heen hebben mensen ons vaak gevraagd: wat definieert een goede spreadsheet? Hoe kan ik mijn spreadsheet beter maken? Daarom schrijven wij regelmatig guidelines om antwoorden op deze vragen te geven.

Onze Excel Guidelines

In de onderstaande lijst vind je alle Excel-richtlijnen die we tot nu toe hebben gepubliceerd, geordend van de nieuwste tot de oudste.

Excel Guidelines for Professionals - No 17 :: Every Spreadsheet Needs a Second Opinion :: PerfectXL

Guideline 17: Iedere spreadsheet behoeft een second opinion

Ken je het gevoel? Je hebt iets heel moois gemaakt. Je bent trots op jezelf en stuurt het naar collega’s. Maar nog geen minuut later staat de eerste collega aan je bureau en wijst je op een kapitale blunder. Ai, dat had je kunnen voorkomen.

Lees meer: Iedere spreadsheet behoeft een second opinion

Guideline 16: Schoon je data op

Garbage in, garbage out? Niet als je eerst serieus aandacht besteed aan het opschonen van je inputdata. En als het even kan op zo’n manier dat je het voor een volgend gebruik van dezelfde spreadsheet hebt geautomatiseerd.

Lees meer: Schoon je data op

Excel Guidelines for Professionals - No 15 :: PerfectXL

Guideline 15: Vermijd lange formules

“The more the words, the less the meaning [Ecclesiastes 6:11]”

De meesten van jullie, Excel gebruikers, zullen meer van de getallen dan van de mooie uitspraken zijn, maar dit onderwerp vraagt toch echt om bovenstaande citaat uit de bijbel. Ook Thomas Jefferson, president van de Verenigde Staten aan het begin van de 19e eeuw sprak erover: “The most valuable of all talents is that of never using two words when one will do”.

Lees meer: Vermijd lange formules

Excel Guidelines for Professionals - No 14 :: PerfectXL

Guideline 14: Let op eenheden en getalnotatie

Excel horrorstories hebben nogal eens te maken met het per ongeluk verwisselen, verschuiven of veranderen van eenheden of getalnotaties. Waar Amerikanen aan dollars denken, denken Europeanen aan Euro’s. Grote organisaties denken in duizendtallen, kleine organisaties letten op kleinere getallen. En de Engelsen, die hebben eigen eenheden voor alles.

Lees meer: Let op eenheden en getalnotatie

Excel Guidelines for Professionals - No 13 :: PerfectXL

Guideline 13: Houd formules dichtbij de input

Plaats formules zo dicht mogelijk bij hun invoervariabelen. Zo heb je een kleinere kans op fouten, je maakt optimaal gebruik van de ondersteuning van Excel en je spreadsheet is makkelijker over te dragen aan iemand anders (wat is er nieuw?).

Lees meer: Houd formules dichtbij de input

Excel Guidelines for Professionals - No 12 :: PerfectXL

Guideline 12: Negeer nooit de Excel foutmeldingen

Hoe verleidelijk soms ook, het is niet verstandig om standard Excelfouten te laten staan in je werkboek. Later kun je namelijk niet meer herkennen of je een fout bewust hebt laten staan of dat er iets mis is met je spreadsheet.

Lees meer: Negeer nooit de Excel foutmeldingen

Excel Guidelines for Professionals - No 11 :: PerfectXL

Guideline 11: Liever Index en match dan Vlookup

Er zijn meerdere manieren in Excel om te zoeken. Bekend zijn de VLOOKUP en de combinatie van de INDEX en MATCH. Tot onze grote frustratie wordt de VLOOKUP veel vaker gebruikt dan de INDEX en MATCH, terwijl deze laatste echt veel beter zijn. Minder kans op fouten en een stuk efficienter.

Lees meer: Liever Index en match dan Vlookup

Excel Guidelines for Professionals - No 10 :: PerfectXL

Guideline 10: Zorg voor helder versiebeheer

Welke versie heb ik van je gekregen? Oh, ik heb de vorige versie aangepast. Heeft de directie op basis van die versie een besluit genomen? Menig nachtmerrie is ontstaan door verwarring over de juiste versies van Excelbestanden. Aan het bestand zelf is het vaak ook lastig te zien wat de laatste versie is. En is de laatste versie wel de versie die je moet nemen of betrof het een “tijdelijke afslag”?

Lees meer: Zorg voor helder versiebeheer

Excel Guidelines for Professionals - No 09 :: PerfectXL

Guideline 09: Array functies zijn verleden tijd

Lang geleden was Excel lang niet zo slim en geavanceerd als tegenwoordig, maar de zogenaamde Array formules bestaan al heel lang. Maar toch, mensen kennen het niet en ze begrijpen het niet. Misschien wel door het sterk afwijkende karakter van de formules of door de vreemde manier van activeren (CTRL-SHIFT-ENTER in plaats van gewoon ENTER).

Lees meer: Array functies zijn verleden tijd

Excel Guidelines for Professionals - No 08 :: PerfectXL

Guideline 08: Het gevaar van verborgen informatie

Excel heeft misschien wel teveel leuke opties. In Guideline 6 gaven we al het advies om niet of desnoods heel sporadisch gebruik te maken van de optie om cellen samen te voegen. In deze guideline spreken we over de gevaren van het verbergen van informatie.

Lees meer: Het gevaar van verborgen informatie

Excel Guidelines for Professionals - No 07 :: PerfectXL

Guideline 07: Gebruik consistente labels

Cijfers zonder betekenis zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules van tekstuele informatie voorziet. Laten we deze informatie labels noemen.

Lees meer: Gebruik consistente labels

Excel Guidelines for Professionals - No 06 :: PerfectXL

Guideline 06: Cellen samenvoegen in Excel: weersta de verleiding!

Het is zo verleidelijk: cellen samenvoegen in Excel zodat ze bijvoorbeeld samen een kop vormen boven twee of meer kolommen. Natuurlijk ziet dat er prachtig uit, maar het is gevaarlijk, dus probeer de verleiding te weerstaan!

Lees meer: Cellen samenvoegen in Excel: weersta de verleiding!

Excel Guidelines for Professionals - No 05 :: PerfectXL

Guideline 05: Gooi al het overbodige weg

Vergelijk het gebruik van een spreadsheet eens met Airbnb. Als jij je huis brandschoon oplevert dan zul je de huurders stimuleren om zich netjes te gedragen. Maar als je een ongeordend huis verhuurt, dan zullen je gasten ook niet zorgvuldig zijn. Vergeet nooit: een spreadsheet heeft gemiddeld 13 gebruikers! Bedenk wat er gebeurt als je begint met een slordige opzet.

Lees meer: Gooi al het overbodige weg

Excel Guidelines for Professionals - No 04 :: PerfectXL

Guideline 04: Houd input en output apart

Als we een boek lezen of een rapport, dan lezen we het liefst van boven naar beneden en van links naar rechts. Denk bij het maken van een spreadsheet ook eens aan de leesbaarheid en besteed zorg aan de opbouw je spreadsheet.

Lees meer: Houd input en output apart

Excel Guidelines for Professionals - No 03 :: PerfectXL

Guideline 03: Bereken nooit tweemaal hetzelfde!

Soms heb je op meerdere plaatsen exact dezelfde formule nodig. Bijvoorbeeld een berekening voor inflatie, waar je verschillende andere formules op baseert. Probeer dan de verleiding te weerstaan om de formule op meerdere plaatsen opnieuw te berekenen. Dit komt de houdbaarheid van je spreadsheet ten goede.

Lees meer: Bereken nooit tweemaal hetzelfde!

Excel Guidelines for Professionals - No 02 :: PerfectXL

Guideline 02: Gebruik nooit vaste getallen in formules

Formules zoals SUM(A4:A12)*0.145 kennen we allemaal. Maar het gebruik van vaste getallen in formules is erg onverstandig! De toekomstige gebruiker zal niet begrijpen waar het getal vandaan komt. Een vast getal past zich niet aan wanneer de omstandigheden veranderen en de gebruiker ziet het getal makkelijk over het hoofd bij aanpassingen.

Lees meer: Gebruik nooit vaste getallen in formules

Excel Guidelines for Professionals - No 01 :: PerfectXL

Guideline 01: Documenteer je werk

Het eerste wat je kunt doen voor de toekomstige gebruiker van je spreadsheet is het toevoegen van documentatie. Zelfs als je die toekomstige gebruiker zelf bent. Vertrouw niet op je geheugen! De eerste, of eventueel de laatste, sheet van je bestand zou “Toelichting” moeten heten of iets wat daarop lijkt. Leg de gebruiker uit wat de functie is van de spreadsheet, waar de data vandaan komen en waar de resultaten gebruikt mogen worden.

Lees meer: documenteer je werk

Excel Guidelines for Professionals - Introduction :: PerfectXL

Introductie Excel Guidelines

Excel is zo makkelijk. Open het programma, zet er een paar getallen in, formuleer een eerste berekening en je hebt direct resultaat. Een spreadsheet is geboren. Maar dan groeit het en groeit het en… Gemiddeld groeien belangrijke spreadsheets wel 5 jaar door en hebben ze niet 1, niet 2 maar zo’n 13 gebruikers. Niet vreemd dat het vaak een chaos wordt, toch? Er is wel eens becijferd dat er per jaar 7 miljard dollar verloren gaat door fouten in spreadsheets. Excel is zo moeilijk!

Ga naar Introductie Excel Richtlijnen

Never miss a Guideline!