Cellen samenvoegen in Excel: weersta de verleiding!

Het is zo verleidelijk: cellen samenvoegen in Excel zodat ze bijvoorbeeld samen een kop vormen boven twee of meer kolommen. Natuurlijk ziet dat er prachtig uit, maar het is gevaarlijk, dus probeer de verleiding te weerstaan!

Cellen samenvoegen in Excel; weersta de verleiding :: Excel Guidelines :: PerfectXL

Extreem lastig voor databases

Bekijk het eerst een vanuit de binnenkant, vanuit de structuur van een spreadsheet. Worksheets in een spreadsheet lijken op tabellen in een database, maar dan met veel meer vrijheid dan in bijvoorbeeld SQL. De kolommen zijn variabelen, de rijen zijn waarnemingen. Als een gebruiker cellen samenvoegt, dan maakt hij van twee of meer variabelen één waarde. Je kunt je voorstellen dat dit voor een database heel lastig is. Hoort de ingevoerde waarde nu bij de ene of bij de andere kolom? En als er iets wordt aangepast aan een van de kolommen, moet de samengevoegde cel dan worden meegenomen of niet?

Probeer het!

Excel probeert er zo goed mogelijk mee om te gaan. In principe neemt Excel altijd de linkerbovenhoek van samengevoegde cellen als definitieve rij- en kolomwaarde. Maar als de linkerbovenhoek leeg is, kiest Excel tijdens het samenvoegen een andere waarde, om zoveel mogelijk blijven mee te denken met de gebruiker. Probeer het maar eens. Laat cell A1 leeg, zet een getal in B1 en voeg de cellen samen. Het getal uit B1 komt in de samengevoegde cel. Selecteer vervolgens ‘samenvoegen opheffen’. Waar komt de waarde nu terecht? Wij moesten het ook even testen. De waarde blijkt in A1 te worden opgeslagen. Niet onlogisch, maar toch ook weer gek.

Cellen samenvoegen in Excel; weersta de verleiding - Voorbeeld :: Excel Guidelines :: PerfectXL

Het samenvoegen van cellen kan riskant zijn

Het samenvoegen van cellen brengt risico’s met zich mee als er naar die cellen verwezen wordt vanuit formules. De verwijzing kan verkeerd zijn als per ongeluk de linkerbovenhoek niet genomen wordt. Of de verwijzing wordt ongeldig bij verplaatsingen van gegevens. Bovendien maakt het samenvoegen van cellen het onmogelijk om nog nieuwe rijen of kolommen in te voegen op die plek.

Beperken samenvoegingen tot een paar cellen

We weten dat veel Excelgebruikers vaak cellen samenvoegen, omdat het een makkelijke manier is om de opmaak te verfraaien. Als je het echt niet kunt laten, beperk de samenvoeging dan tot enkele cellen en alleen in de outputtabbladen, waar de opmaak echt heel belangrijk is.

Hoe PerfectXL u kan helpen

Onze spreadsheet validatietool PerfectXL kan eenvoudig een lijst met alle samengevoegde cellen in je spreadsheet genereren, zodat je deze kunt aanpakken. Dan kun je nog kiezen of je alle samengevoegde cellen aanpakt, of alleen de samengevoegde cellen waar in andere cellen naar wordt verwezen.

Meld je aan voor de Guidelines!