Documenteer je werk

Het eerste wat je kunt doen voor de toekomstige gebruiker van je spreadsheet is het toevoegen van documentatie. Zelfs als je die toekomstige gebruiker zelf bent. Vertrouw niet op je geheugen! De eerste, of eventueel de laatste, sheet van je bestand zou “Toelichting” moeten heten of iets wat daarop lijkt. Leg daarop uit wat de functie is van de spreadsheet, waar de data vandaan komt en waar de resultaten gebruikt worden.

Excel Guideline voor Professionals :: Documenteer je Werk :: PerfectXL

Een werkblad met documentatie om de begrijpelijkheid van uw spreadsheet te verbeteren

Als de spreadsheet groter wordt, wordt het bijzonder handig een inhoudsopgave toe te voegen. Daarmee geef je de gebruiker een doorkijk in de spreadsheet als geheel. En wist je dat je de tabs van iedere sheet een eigen kleur kunt geven? Daarmee kun je categorieën van sheets creëren. Die kleuren kun je laten terugkomen in de inhoudsopgave. In de toelichting beschrijf je van iedere kleur welk type sheet het is.

Als de sheet door veel mensen wordt gebruikt, en zeker als veel mensen wijzigingen mogen aanbrengen, is het geen overbodige luxe een logboek van veranderingen bij te houden. Wie heeft de spreadsheet veranderd en wat is het effect?

Stroomdiagram

Een meer sophisticated, maar erg handige toevoeging aan de documentatie is een stroomdiagram van de werking van de spreadsheet. Welke tabbladen zijn aan elkaar gerelateerd. Aan welke externe bronnen wordt gelinkt? Gebruikt u PerfectXL dan is het heel eenvoudig om een stroomschema te maken en dit aan uw spreadsheet toe te voegen.

Excel Guideline voor Professionals :: Documenteer je Werk - Stroomdiagram :: PerfectXL

Deze afbeelding toont de visualisatie van een spreadsheet in PerfectXL. Lees meer over de spreadsheet visualization feature.

Opmerkingen in afzonderlijke kolommen of bladen

Op celniveau biedt Excel de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen (rechtermuis, insert comment). Een rood driehoekje geeft aan dat een cel commentaar bevat. Het is een kwestie van smaak, maar wij geven er de voorkeur aan deze mogelijkheid niet te gebruiken. We vinden het afleiden van de vaak toch al ingewikkelde werking van de sheet zelf.

Veel liever plaatsen wij toelichtingen in een aparte kolom of een aparte sheet, afhankelijk van de doelstelling.

Soms wil je een toelichtende tekst in een cel plaatsen, maar maakt Excel daar – zonder dat je dat wilt – zelf een formule van. Bijvoorbeeld bij een = of een + teken. De oplossing hiervoor is de cel te beginnen met een apostrophe (‘), bij een Nederlands toetsenbord.

Meld je aan voor de Guidelines!