Let op eenheden en getalnotatie

Excel horrorstories hebben nogal eens te maken met het per ongeluk verwisselen, verschuiven of veranderen van eenheden of getalnotaties. Waar Amerikanen aan dollars denken, denken Europeanen aan Euro’s. Grote organisaties denken in duizendtallen, kleine organisaties moeten op de centen letten. En de Engelsen, die hebben eigen eenheden voor alles.

Excel Guideline 14: Pay Attention to Units and Number Formats :: PerfectXL

Verwarrende getalnotaties

Of wat denk je hiervan: In een cel staat een punt in het getal 3.456. In veel landen betekent dit drieduizendvierhonderdzesenvijftig. Maar in andere landen toch echt maar drieënhalf. Betekent deze punt nu eigenlijk een komma of toch echt een punt?

Berucht is tenslotte de heel vervelende verwarring tussen de twee gangbare datumnotaties dag-maand-jaar en maand-dag-jaar. 11 februari 2018 of 2 november 2018?

Laat Excel het werk doen

Ons eerste advies is: gebruik een van de standaard getalnotaties die Excel je biedt. Getallen worden daarmee prima leesbaar. Onze favoriet is de Accounting-stijl: duizendtallen gescheiden, stukje witruimte rechts van het getal, waarde nul afgebeeld door een -. Excel past de notatie automatisch aan, aan een andere gebruiker de spreadsheet opent met andere instellingen, zoals de punt en komma omgedraaid.

Let er wel op dat importdata die je gebruikt uit andere programma’s goed zijn afgestemd op jouw Excel. Test hiermee, want het gaat echt vaak fout. Gevolg van niet-aanlsuitende importdata is vaak dat getallen als tekst worden ingelezen. En daar rekent Excel niet mee. Nu ja, soms niet…

Standaard of in de header

Financiële eenheden als dollar en euro kun je ook instellen in de getalnotatie van Excel. Zet zelf een euro of dollarteken voor een getal of laat Excel dit doen. Maar zet zo’n teken nooit achter het getal, want dan ziet Excel de ingevoerde waarde als een tekst in plaats van een getal.

Excel Guideline 14: Pay Attention to Units and Number Formats - Date Formats :: PerfectXL

Is de gebruikte eenheid van een getal niet volstrekt duidelijk, schroom dan niet de eenheid tussen haakjes achter de titel van de rij of kolom te zetten. Dat voorkomt een hoop misverstanden.

Datumvelden

Dan nog het probleem van de twee datumnotaties dag-maand-jaar en maand-dag-jaar. Als gebruikers zelf datumvelden invoeren gaat het meestal wel goed. Mensen weten onbewust wel welke instelling zijn/haar Excel heeft. Maar het probleem ligt vaak bij importdatums uit andere systemen in de vorm van CSV-files. Er is een manier om te zien of Excel alle datums goed oppikt. Maak de kolom waarin de datums staan wat breder dan nodig. Als er in de reeks van datumvelden een of meerdere datums links worden uitgelijnd in plaats van rechts, dan is er iets mis. Want deze velden zijn dan niet door Excel herkend als datum en dat zou kunnen komen door de omdraaiing van dag en maand.

Never miss a Guideline!