Let op eenheden en getalnotatie

Excel horror verhalen hebben nogal eens te maken met het per ongeluk verwisselen of veranderen van eenheden of getalnotaties. Amerikanen denken in Dollars; Europeanen in Euro’s. Grote organisaties denken in duizendtallen, kleine organisaties moeten op de centen letten. En de Engelsen, die hebben voor alles eigen eenheden.

Excel Guidelines voor Professionals - Let op eenheden en getalnotatie :: PerfectXL

Verwarrende getalnotaties

Of wat denk je hiervan: in een cel staat een punt in het getal 3.456. In veel landen betekent dit drieduizendvierhonderdzesenvijftig. Maar in andere landen toch echt maar drie-en-een-half. Betekent deze punt nu eigenlijk een komma of toch echt een punt?

Berucht is tenslotte de heel vervelende verwarring tussen de twee gangbare datum notaties: dag-maand-jaar en maand-dag-jaar. Betekent 11.02.2018 nou 11 februari 2018 of 2 november 2018?

Laat Excel het werk doen

Ons eerste advies is: gebruik een van de standaard getalnotaties die Excel je biedt. Getallen worden daarmee prima leesbaar. Onze favoriet is de Accounting-stijl: duizendtallen gescheiden, stukje witruimte rechts van het getal, waarde nul afgebeeld door een -. Excel past de notatie dan automatisch aan aan de  volgende gebruiker die de spreadsheet opent met zijn persoonlijke instellingen, zoals de punt en komma omgedraaid.

Let er wel op dat importdata die je gebruikt uit andere programma’s goed zijn afgestemd op jouw versie van Excel. Probeer dit eerst uit, want het gaat echt vaak fout. Het gevolg van niet-afgestemde importdata is vaak dat getallen als tekst worden ingelezen. En daar rekent Excel niet mee. Tenminste, meestal niet…

Standaard of in de titel van de rij of kolom

Financiële eenheden zoals de Dollar en de Euro kun je ook instellen in de getalnotatie van Excel. Zet zelf een euro of dollarteken voor een getal of laat Excel dit doen. Maar zet zo’n teken nooit achter het getal, want dan ziet Excel de ingevoerde waarde als een tekst in plaats van een getal.

Excel Guidelines voor Professionals - Let op eenheden en getalnotatie :: PerfectXL

Is de gebruikte eenheid van een getal niet volstrekt duidelijk, schroom dan niet om de eenheid tussen haakjes achter de titel van de rij of kolom te zetten. Dat voorkomt een hoop misverstanden!

Datumvelden

Dan is er nog het probleem van de twee datum notaties: dag-maand-jaar en maand-dag-jaar. Als gebruikers zelf datumvelden invoeren gaat het meestal wel goed. Mensen weten onbewust wel welke instelling zijn/haar Excel heeft. Maar het probleem ligt vaak bij importdata uit andere systemen in de vorm van CSV-files. Er is een manier om te zien of Excel de datumvelden goed oppikt. Maak de kolom waarin de data staan wat breder dan nodig. Als er in de reeks van datumvelden een of meerdere data links worden uitgelijnd in plaats van rechts, dan is er iets mis. Want deze velden worden dan niet door Excel herkend als datum en dat kan duiden op een verwisseling van dag en maand.

Meld je aan voor de Guidelines!