Gebruik consistente labels

Cijfers zonder betekenis zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules van tekstuele informatie voorziet.

Excel Guidelines voor Professionals - Gebruik Consistente Labels :: PerfectXL

Label je spreadsheet altijd

Zelfs als je een spreadsheet slechts gebruikt als kladblaadje voor een berekening moet je hem nog van labels voorzien. We kunnen niet vaak genoeg herhalen dat een gemiddelde spreadsheet ruim 5 jaar meegaat (!!!) en door gemiddeld 12 verschillende mensen wordt gebruikt. Dus voordat je het weet wordt je ‘kladblaadje’ meerdere jaren door diverse mensen gebruikt. Dan is het heel erg zonde als er sprake is van een slordig begin en slechte naamgeving.

Met het voorzien van labels bedoelen we overigens niet het gebruik van zgn Excel Named Ranges / Namen. Die hebben voor- en nadelen, maar deze bespreken we een andere keer.

Kies labels met een betekenis en een systeem

Gebruik niet zomaar willekeurig namen, maar denk na over een consequent systeem dat past bij het doel van de spreadsheet. Hoe korter de namen hoe beter (zeker de kolomnamen), maar houd ze wel betekenisvol. We hebben bijvoorbeeld wel eens de benamingen “Rev08”, “Revenue 2008” en “2008 Revenue” in één enkele spreadsheet gezien. Maak een keuze! Een consistente wijze van labelen maakt de spreadsheet overzichtelijker en zoeken (CTRL-F) makkelijker. Als het kan, start met een letter (i.p.v. een cijfer) in een label. Dan weet Excel ook meteen dat er niet mee gerekend hoeft te worden.

Excel Guidelines voor Professionals - Gebruik Consistente Labels met Betekenis :: PerfectXL

Gebruik 1 rij en 1 kolom voor naamgeving

Maak je een tabel, geef dan iedere kolom en iedere rij een naam. Gebruik als het maar even kan slechts 1 rij en 1 kolom voor de naamgeving en geen twee, omdat twee allerlei nadelen heeft bij latere bewerkingen, bijvoorbeeld bij het sorteren van de tabel of het maken van draaitabellen. (Alleen de grafiekfunctie van Excel kan goed omgaan met dubbele labels op de x-as).

Maak afspraken over naamgeving

Maakt jouw bedrijf veel gebruik van spreadsheets, dan loont het zeker de moeite om met elkaar afspraken te maken over consequente naamgeving. Dat zorgt ervoor dat de spreadsheets voor elkaar een stuk leesbaarder worden.

Hoe PerfectXL kan helpen

Trouwe lezers van onze guidelines zullen zich nu afvragen: hoe kan PerfectXL mij helpen bij consequente naamgeving? Helaas, PerfectXL helpt niet. Je zult het helemaal zelf moeten doen.

Never miss a Guideline!