Gebruik INDEX & MATCH, geen VLOOKUP

Er zijn meerdere manieren in Excel om te zoeken. Bekend zijn VLOOKUP en de combinatie van de INDEX en MATCH. Tot onze grote frustratie wordt de VLOOKUP veel vaker gebruikt dan de combinatie INDEX en MATCH, terwijl deze laatste optie echt veel beter is. Minder kans op fouten en een stuk efficiënter.

Excel Guidelines voor Professionals - Gebruik INDEX & MATCH i.p.v. VLOOKUP :: PerfectXL

Hoe werken de functies?

Eerst leggen we je uit hoe de functies VLOOKUP, MATCH en INDEX werken. Daarna vertellen we je waarom we liever een combinatie van de laatste twee gebruiken dan de eerste.

VLOOKUP

Met de VLOOKUP zoek je naar een waarde in een bepaalde kolom van een tabel, op basis van een gekozen waarde in de eerste kolom van dezelfde tabel. Het format is: VLOOKUP(D1;A1:C10;3;FALSE). D1 is een referentie naar de waarde die je zoekt in de eerste kolom, A1:C10 is de tabel waar het over gaat, de 3 betekent dat je een resultaat zoekt in de 3e kolom van de tabel en FALSE betekent dat je exact (en niet ongeveer) wilt zoeken.

Excel Guidelines voor Professionals - Voorbeeld VLOOKUP :: PerfectXL

VLOOKUP Nederlands: VERT.ZOEKEN

Als je de VLOOKUP functie in een Nederlandse versie van Excel gebruikt, schrijf dan ‘VERT.ZOEKEN’.

MATCH

Met de MATCH functie bepaal je waar in een bereik een bepaalde waarde voorkomt. Het format is: MATCH(D1;A1:A10;0). D1 is weer de waarde die je zoekt. A1:A10 is het bereik waarbinnen je zoekt en de 0 betekent dat je exact wilt zoeken.

MATCH Nederlands: VERGELIJKEN

Als je de MATCH functie in een Nederlandse versie van Excel gebruikt, schrijf dan ‘VERGELIJKEN’.

INDEX

Met de INDEX functie haal je de zoveelste waarde uit een kolom op. De “zoveelste” waarde is vaak door een MATCH bepaald. Het format is: INDEX(C1:C10;X) waarin C1:C10 de rij is waaruit je de X’ste waarde nodig hebt.

Excel Guidelines voor Professionals - Voorbeeld INDEX & MATCH :: PerfectXL

Vaak worden INDEX en MATCH gecombineerd en dan krijg je een formule zoals: INDEX(C1:C10;MATCH(D1;A1:A10;0)).

INDEX Nederlands: INDEX

De INDEX functie is ook in de Nederlandstalige versie van Excel gewoon ‘INDEX’.

Dus…INDEX en MATCH

Ajajaj, twee alinea’s om de INDEX en MATCH uit te leggen en één voor de VLOOKUP. Vind je het gek dat de VLOOKUP populairder is? Als je het zo bekijkt niet, maar vergelijk het eens met kamperen: dat is ook echt fijner met een binnen- en een buitentent, al is het iets langer opzetten dan een enkeldaks-tent. Neem die moeite! Waarom?

1) De numerieke referentie (3, in het voorbeeld) die aangeeft uit welke kolom de VLOOKUP functie een resultaat moet halen is een statisch gegeven. Als iemand ooit een keer een kolom tussenvoegt in de tabel – en dit gebeurt heel vaak – dan werkt de functie niet meer, want hij blijft iets uit de derde kolom halen terwijl het de vierde zou moeten zijn. Zelf zou je er misschien nog aan denken het getal aan te passen, maar denk aan de toekomstige gebruiker! We kunnen het niet vaak genoeg herhalen!

2)De noodzakelijke waarde “FALSE” wordt heel vaak vergeten in de VLOOKUP. Wordt deze weggelaten of vervangen door TRUE dan zoekt de functie “ongeveer” en dat geeft zelden het resultaat dat je nodig hebt. In de MATCH functie moet weliswaar ook een waarde voor exact zoeken worden ingegeven (0), maar om de een of andere reden wordt die minder vaak vergeten.

3) Bij grote tabellen en lange ketens van verwijzingen kunnen de INDEX en MATCH functie veel sneller zijn dan de VLOOKUP. Zeker als je meerdere keren iets moet vinden op basis van dezelfde match. Dan maak je een aparte kolom aan voor de MATCH en verwijs je steeds naar die kolom in meerdere INDEX formules. Veel gebruikers vergeten dit, zelfs als ze bekend zijn met de INDEX en MATCH functie, maar het maakt de spreadsheet razendsnel!

Hoe kan PerfectXL hierbij helpen?

Wat kan PerfectXL in dit geval voor je betekenen? PerfectXL heeft een risicomelding die heet Approximate Lookup. Die zoekt naar VLOOKUP of HLOOKUP functies met TRUE als laatste variabele of zonder laatste variabele, want dit is een zeer veelvoorkomende fout. PerfectXL wijst je ook op vaste getallen in zoekfuncties. Het is beter om deze zoveel mogelijk te voorkomen.

Excel Guidelines voor Professionals - Approximate Lookup :: PerfectXL

Kortom, het is even wennen, maar gebruik INDEX en MATCH wanneer je kunt!​

N.B. Voor meer informatie hierover lees de blog van Felienne Hermans om te leren waarom VLOOKUP gevaarlijk is.

Meld je aan voor de Guidelines!