Gebruik nooit vaste getallen in formules

Formules zoals SUM(A4:A12)*0.145 kennen we allemaal. Maar het gebruik van vaste getallen in formules is erg onverstandig! De toekomstige gebruiker zal niet begrijpen waar het getal vandaan komt. Een vast getal past zich niet aan wanneer de omstandigheden veranderen en de gebruiker ziet het getal makkelijk over het hoofd bij aanpassingen.

Gebruik Nooit Vaste Getallen in Formules :: Excel Guidelines :: PerfectXL

Onduidelijk voor de toekomstige gebruiker

Tijdens het opstellen van een formule weet de maker precies waarom hij een bepaald getal gebruikt, maar op een later moment kan dat veel minder duidelijk zijn. Zeker als de gebruiker niet de maker van de spreadsheet is. Als je niet weet waar een getal vandaan komt, dan is het onmogelijk om te weten of het getal no actueel is of wanneer het moet worden aangepast.

Vaak vergeten bij wijzigingen

Neem bijvoorbeeld een BTW percentage. Als dit percentage in alle formules is verwerkt als 0,19 en het percentage verandert naar 21%, dan is het een hele zoektocht om alle 0,19’s te vinden en aan te passen. Automatisch zoeken en vervangen kan heel gevaarlijk zijn: wij kennen een verhaal van een autohandelaar die ineens nog maar 21 auto’s in zijn inventaris had, nadat de BTW in 2010 van 19% naar 21% ging. 

Een aparte cel met daarin 0,19 als enige waarde is veel makkelijker te vinden. Het best is om ook echt maar 1 veld in de hele spreadsheet te maken met het getal 0,19 en verder overal in de spreadsheet naar deze specifieke cel te verwijzen.

Gevoelig voor typefouten

Ten derde is een eenvoudige typfout in vaste getallen moeilijk te traceren, omdat getallen in formules nu eenmaal niet direct zichtbaar zijn. Alleen als je op de cel zelf gaat staan, dan zie je uit welke componenten de formule precies bestaat. Een nulletje teveel of een komma op de verkeerde plek komt vaker voor dan je denkt!

Excel Guidelines :: Gebruik Nooit Vaste Getallen in Formules - Risico's :: PerfectXL

Er zijn uitzonderingen

Er zijn uitzonderingen. Het getallen 1, 2, 10 en 12 komen zo vaak voor zonder dat ze een eigen betekenis hebben die kan veranderen door de omstandigheden, dat we het niet nodig vinden om deze in een aparte cel te zetten. Bijvoorbeeld: [a1] aantal maanden [b1] 12. gaat te ver. 12 mag gewoon in de formule worden gebruikt. Een jaar zal nooit 13 maanden krijgen.

Dus: gebruik ze niet

Be disciplined. Ook al is de verleiding nog zo groot (lekker makkelijk, lekker snel, het is toch maar voor even…), gebruik die vaste getallen in formules niet! Mocht je willen controleren of jouw spreadsheet vaste getallen in formules gebruikt, dan kun je dit eenvoudig doen met PerfectXL. PerfectXL genereert na uploaden van je spreadsheet een lijst met alle vaste getallen in formules.

Excel Guidelines :: Gebruik Nooit Vaste Getallen in Formules - Screenshot :: PerfectXL

Deze afbeelding toont het PerfectXL-overzicht van vaste getallen in een spreadsheet, als één soort risico in de categorie ‘Verdachte berekeningen’.

Never miss a Guideline!