Gooi al het overbodige weg

Vergelijk het gebruik van een spreadsheet eens met Airbnb. Als jij je huis brandschoon oplevert dan zul je de huurders stimuleren om zich netjes te gedragen. Maar als je een ongeordend huis verhuurt, dan zullen je gasten ook niet zorgvuldig zijn. Vergeet nooit: een spreadsheet heeft gemiddeld 13 gebruikers! Bedenk wat er gebeurt als je begint met een slordige opzet.

Gooi al het overbodige weg :: Excel Guidelines :: PerfectXL

Dus, als je eerst een proefberekening maakt, gooi deze dan weg als de definitieve berekening klaar is. Heb je snel een draaitabel of een grafiek gemaakt om een voorlopig inzicht te krijgen in de gevolgen van je berekening? Gooi deze dan weg na gebruik.

Werkbladen die niet gebruikt worden

De meest voorkomende en meest beruchte ‘troep’ in spreadsheets zijn niet (meer) gebruikte tabbladen. We komen wekelijks bij klanten, vaak prima en ervaren spreadsheetbouwers, die tegen ons zeggen: “Naar dat tabblad hoef je niet te kijken hoor. Die wordt niet meer gebruikt.” Je raadt onze reactie al: weg ermee! Een volgende gebruiker kan heel moeilijk beoordelen of het tabblad inderdaad weg mag, maar daarnaast gebeurt het heel vaak dat er cijfers in staan die per ongeluk toch nog door andere tabbladen gebruikt worden. Die worden dan alleen al maanden niet meer geupdate, met alle gevolgen van dien. Daar kom je veel sneller achter als je met ‘opgeruimde’ spreadsheets werkt.

Maar misschien heb ik hem later nog nodig?

Wat moet je doen als je twijfelt? Soms kun je niet voorspellen of je een berekening of een tabel later nog nodig zult hebben. Gaat je manager er ooit nog om vragen? Geen idee. In dat geval raden we aan om een reservekopie van de spreadsheet op te slaan met een duidelijke verwijzing, bijvoorbeeld: “Rapportage jul17 incl alternatieve omzetberekening”, daarna verwijder je de alternatieve omzetberekening en sla je het bestand weer op onder de gebruikelijke naam.

Natuurlijk adviseren wij van PerfectXL om ook hiervoor PerfectXL te gebruiken. De visualisatie-feature in PerfectXL kan in één oogopslag duidelijk maken welke tabbladen informatie aanleveren aan andere tabbladen. 

Gooi al het overbodige weg :: Excel Guidelines :: PerfectXL

Een laatste tip: kijk ook eens bij de named ranges (via formules -> name manager). Daar kom je ook heel dikwijls ongebruikte named ranges tegen.

Een opgeruimd huis betekend minder werk na verhuur, een positieve beoordelingen op Airbnb en grote kans om het nogmaals te kunnen verhuren.

Never miss a Guideline!