Het gevaar van verborgen informatie

Excel heeft misschien wel teveel leuke opties. In Guideline 6 gaven we al het advies om niet of desnoods heel sporadisch gebruik te maken van de optie om cellen samen te voegen. In deze guideline bespreken we de gevaren van verborgen informatie.

Excel Guidelines voor Professionals - Het Gevaar van Verborgen Informatie :: PerfectXL

Een oefening

Een klein oefeningetje. Zet een getal in A1 en in B1. Tel ze op in C1 en verberg kolom B. Kopieer nu A1:C1 (ogenschijnlijk 2 cellen) naar elders. Er verschijnen drie nieuw gevulde cellen. Logisch, als je er over nadenkt. Maar verrassend en gevaarlijk als je je niet bewust was van de verborgen kolom.

Er zijn heel wat mogelijkheden in Excel om delen van je spreadsheet te verbergen:

  • Je kunt kolommen of rijen verbergen. Een of meerdere tegelijk.
  • Je kunt informatie verstoppen door tekst en achtergrond dezelfde kleur te geven.
  • Je kunt de functie custom opmaak gebruiken. Door “;;;” te gebruiken als opmaakcodering wordt er niets getoond.
  • Met celeigenschappen -> bescherming -> verborgen zie je, nadat je het werkblad hebt beschermd, de onderliggende formules van cellen niet meer. Het resultaat wordt nog steeds weergegeven in de cel, maar de formulebalk blijft leeg.
  • Je kunt hele tabbladen verbergen.
  • En tenslotte kun je via het developersmenu en de VBA codepagina een tabblad – echt waar – ‘zeer onzichtbaar’ maken. Dan kun je een tabblad niet terughalen met de rechtermuisknop maar alleen via dit VBA scherm.

Er is slechts 1 manier van verbergen die wij acceptabel en vaak zelfs verstandig vinden: verborgen tabbladen (let op: niet ‘zeer verborgen’!) De gevaren van knip-, plak- en invoegproblemen zijn minimaal en het gebruikersgemak van de spreadsheet wordt er mee vergroot. En, met de rechtermuisknop op een van de tabbladen kan makkelijk worden achterhaald welke tabbladen er precies verborgen zijn.

Excel Guidelines voor Professionals - Het Gevaar van Verborgen Kolommen en Rijen :: PerfectXL

Ingewikkelde berekeningen

Deze situatie komt regelmatig voor: je hebt enkele inputgetallen, een serie rekenstappen en een uitkomst. Al die rekenstappen maken het onoverzichtelijk voor de lezende gebruiker (hier zouden we een woord voor moeten bedenken) en daarom lijkt het aantrekkelijk om de rekenkolommen te verbergen. Maar… denk aan Guideline 4: Houd input en output apart en gebruik eventueel een dashboard. Schroom in dit geval niet om een rekenblad aan te maken, met daarin alle kolommen netjes achter elkaar en een extra output werkblad met daarop alleen een herhaling van de input en de output. Dit is veel beter onderhoudbaar en stabieler dan verborgen kolommen.

Hoe kan PerfectXL je helpen?

Stel je krijgt toch een spreadsheet in handen met allerlei verborgen informatie. Probeer dan de PerfectXL Plugin voor Excel. In deze menubalk-plugin vind je de knop “Unhide Everything”. Alle rijen, kolommen en verborgen of zelfs zeer verborgen tabbladen worden hiermee zichtbaar gemaakt. En het fijne is, de knop onthoudt wat er zichtbaar is gemaakt en verandert zichzelf in “Rehide”. Voor het geval de eindgebruiker echt niet anders wil. Overigens kan de online editie van PerfectXL je ook al helpen: na upload van je spreadsheet wordt er een lijst gegenereerd met alle verborgen informatie.

Excel Guidelines voor Professionals - Het Gevaar van Verborgen Worksheets :: PerfectXL

Meld je aan voor de Guidelines!