Houd formules dicht bij de input

Plaats formules zo dicht mogelijk bij hun invoervariabelen. Daardoor loop je minder risico op fouten, maak je optimaal gebruik van de ingebouwde ondersteuning van Excel en je spreadsheet wordt beter overdraagbaar.

Excel Guidelines voor Professionals - Plaats een formule dicht bij zijn inputdata :: PerfectXL

In guideline nr 4 spraken we over het zoveel mogelijk scheiden van input, berekeningen en output. Guideline nr 3 ging over “Bereken nooit tweemaal hetzelfde”. Beide regels hebben te maken met deze guideline.

Maak optimaal gebruik van de ingebouwde ondersteuning van Excel

Als je in Excel een formule aanpast (F2) dan lichten alle cellen op die gebruikt worden in die formule. Een handige tool om te zien wat je aan het doen bent, maar dit werkt helaas alleen als de gebruikte cellen zich op hetzelfde tabblad bevinden als de formule. Bij voorkeur lekker dicht in de buurt van de formule zelf, anders moet je zoeken en scrollen en mis je alsnog de context van de formule.

Excel Guidelines voor Professionals - Plaats een formule dicht bij zijn inputdata :: PerfectXL

Minder kans op fouten

De kans dat je je vergist in een cel of bereik in de formule is veel kleiner als het bereik dicht bij de formule staat, omdat je dan precies ziet wat er gebeurt. En andersom is misschien nog wel belangrijker: als je een cel of bereik verandert is de kans dat je ongewenste gevolgen opmerkt vele malen groter als de formule dichtbij deze invoergegevens staat!

Bereken alles 1 keer

Wat heeft deze guideline te maken met ‘Bereken nooit tweemaal hetzelfde’? Heel simpel, als een berekening dicht bij de variabelen staat kun je ook in de vormgeving iets doen zodat je in één oogopslag ziet dat het bij elkaar hoort. Heb je vervolgens ergens anders het resultaat nodig van dezelfde formule, dan valt je tijdens het opnieuw uitrekenen vanzelf op dat je het als een eerder berekend hebt. Diezelfde overzichtelijkheid helpt je bij een eventuele overdracht van de spreadsheet aan collega’s.

Excel Guidelines voor Professionals - Plaats een formule dicht bij zijn inputdata :: PerfectXL

Input en output vlakbij elkaar?

Maar, zul je zeggen, dit is in tegenstrijd met het principe van het scheiden van input, berekeningen en output! We geven toe, dat wringt soms een beetje. De meest nette oplossing is om de brongegevens op te halen door middel van verwijzingen (referenties) en de berekeningen vervolgens toe te passen op deze verwijzingen (in het rekenblad). Als je de mogelijkheid hebt: doe het vooral zo! Het houdt de formules kort en overzichtelijk. Maar soms is een spreadsheet zó groot, dat je dit soort verhelderende oplossingen toch beter achterwege kunt laten. In dat geval raden wij aan om de berekeningen toch op een apart tabblad te zetten (en dus niet bij de brongegevens). Guideline 4 gaat boven deze guideline 13, vinden wij.

Incorrect Formula Location

Gebruik je PerfectXL? Dan zul je gemerkt hebben dat PerfectXL geen risicomelding geeft wanneer een formule ver weg staat van de broncellen. Dat zou te ver gaan; we moeten ergens een grens trekken. Wel waarschuwt PerfectXL voor een heel specifiek geval van formules die ver verwijderd zijn van de input data. We noemen deze waarschuwing de ‘Incorrect Formula Location’ en deze doet zich voor als er in een lange formule aanzienlijk meer verwijzingen zijn naar een specifiek ander tabblad dan verwijzingen binnen het tabblad van de formule zelf. Dan is het logisch om de formule te verplaatsen naar het andere tabblad.

Meld je aan voor de Guidelines!