Introductie

Excel is zo makkelijk. Open het programma, zet er een paar getallen in, formuleer een eerste berekening en je hebt direct resultaat. Een spreadsheet is geboren. Maar dan groeit het en groeit het en… Gemiddeld groeien belangrijke spreadsheets wel 5 jaar door en hebben ze niet 1, niet 2 maar zo’n 13 gebruikers. Niet vreemd dat het vaak een chaos wordt, toch? Er is wel eens berekend dat er per jaar 7 miljard dollar verloren gaat door fouten in spreadsheets. Excel is zo moeilijk!

Excel Guidelines voor Professionals - Introductie :: PerfectXL

Waarom Guidelines?

Wij schrijven voor u: Spreadsheet Guidelines voor Professionals. We schrijven geen “Hoe en Wat in het Excel”, want er zijn al meer dan voldoende sites en boeken waar je alle ins en outs over Excel functies kunt vinden. Nee, wij proberen je te voorzien van een set van handzame principes om goede en eenvoudig te onderhouden spreadsheet te maken, vanuit onze jarenlange ervaring als Excel onderzoekers, bouwers en validatie-experts bij TU Delft en Infotron. Deze principes, of guidelines, zijn de exacte richtlijnen waar we onszelf ook aan houden wanneer we spreadsheets bouwen.

De basisprincipes

U zult bij het lezen van de guidelines regelmatig met twee hoofdregels geconfronteerd worden:

  • Werk met discipline
  • Denk aan de toekomstige gebruiker

Discipline

Streng he? Dat zijn we tegen onszelf ook. Bij veel van de guidelines zul je namelijk denken: “Ik weet ook wel dat dat verstandig is. Je vertelt me niets nieuws!” En dat klopt dan natuurlijk, maar … hou je er ook altijd aan? Discipline is ontzettend belangrijk. Denk nooit: ik maak nu even een snelle opzet en dan breng ik morgen de orde en structuur aan in de spreadsheet. Helaas, morgen heb je weer een hele drukke dag met andere deadlines en prioriteiten. En de Excelchaos blijft rustig wachten tot de volgende deadline. Discipline!

Excel Guidelines voor Professionals - Introductie - Discipline :: PerfectXL

De volgende gebruiker

Denk ook nooit: Mijn oplossing is een beetje apart, maar ik onthoud wel hoe ik het gedaan heb voor de volgende keer. Nee, dat is niet zo. Vaak ben je niet zelf, maar is iemand anders de volgende bewerker van de spreadsheet en verplaatst je dan eens in die ander! Hoe werkt die spreadsheet in godsnaam?!

En zelfs als jij wel de volgende bewerker bent, dan zal je geheugen lang niet zo goed zijn als je dacht. In de tussentijd heb je namelijk aan tien andere spreadsheets gewerkt en dat leek er allemaal best een beetje op… Dus: denk altijd aan de toekomstige gebruiker en ga er van uit dat die nog van niets weet. Houd de spreadsheet begrijpelijk (leesbaar), onderhoudbaar en goed gedocumenteerd.

Professionals met basic Excel ervaring

Zoals gezegd, we schrijven guidelines voor professionals. We verwachten van de lezer minimaal enige ervaring met het maken van Excelbestanden, maar je hoeft geen expert te zijn. Professional betekent voor ons: mensen die Excel gebruiken bij de uitvoer van hun dagelijks werk.

Wat kan je verwachten?

In de basis helpen onze Excel-richtlijnen voor professionals je om onderhoudbare spreadsheets te maken die structureel en visueel consistent zijn. Grove richtlijnen die er op gericht zijn om je te helpen om je spreadsheet van invoer naar uitvoer te organiseren op de meest logische en begrijpelijke manier. In andere richtlijnen zullen we je adviseren over het gebruik van formules, hoe je goed gebruik kunt maken van VBA, en wij zullen je best practices leren over onderwerpen variërend van draaitabellen en matrixformules tot voorwaardelijke opmaak en dingen verbergen in Excel.

Wil je nog beter worden in het bouwen van hoogwaardige Excel-spreadsheets? Volg dan vandaag nog de Excel Guidelines for Professionals van PerfectXL!

Never miss a Guideline!