Zorg voor helder versiebeheer

Welke versie kreeg ik van jou? Oh, die versie heb ik aangepast! Heeft de directie op basis van die versie een besluit genomen? Menig nachtmerrie is ontstaan door verwarring over de juiste versie van Excel bestanden. Aan het bestand zelf kun je vaak moeilijk zien om welke versie het gaat. En is de laatste versie wel de juiste versie, of slechts een experimentele afslag?

Excel Guidelines voor Professionals - Zorg voor helder versiebeheer :: PerfectXL

Een consistent systeem voor naamgeving van bestandsversies

Ons eerste advies: zorg voor een consequent en duidelijk systeem van naamgeving. Vertrouw niet alleen op de ‘last-modification-date’ van het Excel bestand en vertrouw ook niet op een mappenstructuur waarmee ‘oud en nieuw’ intern wordt onderscheiden. De modification-date wordt namelijk al aangepast wanneer een oude versie even wordt geopend en ‘per ongeluk’ opnieuw wordt opgeslagen. Ook een mappenstructuur is zinloos, als collega’s Excel bestanden naar elkaar mailen.

Leer van software programmeurs

Wat is dan het beste en meest consequente systeem van naamgeving? Laten we eens kijken hoe software programmeurs dat doen! Vaak gebruiken zij een versiebeheersysteem met drie getallen en punten ertussen, te beginnen met 1.0.0. Het eerste getal gaat 1 omhoog bij grote veranderingen, het tweede bij kleine veranderingen en het derde getal is gereserveerd voor bugfixing. Bij grote spreadsheets is het een prima idee om ditzelfde principe toe te passen. Bij kleinere projecten zijn 3 getallen misschien wat overdreven en kun je volstaan met 2 getallen en misschien zelfs met 1.

Excel Guidelines voor Professionals - Zorg voor helder versiebeheer :: PerfectXL

Versienummers

Wij vinden het systeem met versienummers (“Exploitation 2017 V1.3”) heel fijn werken. Veel fijner dan een versiesysteem waar bijvoorbeeld de datum als key wordt gebruikt (“Exploitation 2017 D20170412”), maar dat kan ook. In dat geval raden we aan om de datum te noteren als yyyymmdd, zodat de verkenner de versies netjes sorteert.

In Guideline 1 ging het over het documenteren van je werk. Goede versienummers maken het documenteren van veranderingen ook een stuk gemakkelijker.

Absolute NO GO

Tot slot adviseren we met klem om nooit termen te gebruiken zoals ‘nieuwe versie’, ‘concept’, ‘definitief’, enzovoort. Er kan nog van alles gebeuren! Je zult versteld staan hoe vaak wij Excel bestanden tegenkomen met fantasierijke namen als “BudgetDepartment17 Final Concept Def Version2.XLSX”. Dat kan toch niet de bedoeling zijn 🙂

Meld je aan voor de Guidelines!