Goede spreadsheets creëren en onderhouden

Er zijn een aantal praktische zaken waar je rekening mee kunt houden als je een goede spreadsheet wilt maken en onderhouden. Op deze pagina bieden we je een lijst met Excel-tips en best practices die je kunt gebruiken om je spreadsheets te verbeteren.

Introductie tot het maken en onderhouden van goede spreadsheets

Excel wordt beschouwd als een eenvoudige tool die je kunt gebruiken voor veel verschillende doeleinden. Bijna iedereen kan wel met Excel omgaan. Maar deze eenvoud kent ook een nadeel: fouten sluipen er gemakkelijk in. Hoe complexer de spreadsheet, des te meer risico’s er zijn. Grote risico’s zijn bijvoorbeeld verdachte berekeningen, complexe formules, verborgen informatie en standaard errors.

Excel tips en best practices

We willen je helpen bij het maken en onderhouden van goede spreadsheets. Daarom hebben we een lijst met Excel-tips en best practices opgesteld die veel gemaakte fouten aanpakt en voorkomt. Gebruik deze tips in je voordeel, om je spreadsheets direct vanaf de bouw duidelijk, overzichtelijk en duurzaam te maken.

Excel-richtlijnen voor professionals

Om de week publiceren we een nieuwe Excel-richtlijn voor professionals. Dit zijn allemaal Excel-tips op basis van onze uitgebreide ervaring. Je kunt je op deze serie abonneren om ze in je inbox te ontvangen of online te lezen.

Lees onze Excel richtlijnen

21 Excel Tips en Best Practices

1. Een goede spreadsheet behoeft voorbereiding

Onze eerste Excel tip is om bewust te kiezen voor een organisatiestandaard voordat je begint met de bouw van een spreadsheet. Blijf bij deze standaard volgen zolang je met deze spreadsheet werkt. Met deze organisatiestandaard leg je een basis voor iedereen die in de toekomst met jouw spreadsheet zal werken en het bespaart je ontwikkelingstijd. In deze standaard leg je bijvoorbeeld vast hoe de cellen zijn opgemaakt, wat de algemene layout is, kleurgebruik, etc.

Excel Tips: Create Worksheets with the Future in Mind :: PerfectXL

2. Bouw een spreadsheet altijd met ambitie

Het is belangrijk om voorbereid te zijn op toekomstige veranderingen. Het zou namelijk goed kunnen dat zich in de toekomst situaties voordoen, waar je tijdens de bouw van je spreadsheet geen rekening mee hebt gehouden. Er moet bijvoorbeeld informatie worden toegevoegd. Of misschien heb je ruimte nodig voor waarden die afhankelijk zijn van veranderende omstandigheden. Probeer te anticiperen op alle mogelijke factoren die in de toekomst van invloed zouden kunnen zijn op je spreadsheet. Als je de spreadsheet goed voorbereid, kun je de levensverwachting van de spreadsheet aanzienlijk verlengen. En een langere levensduur betekent minder tijdsverlies!

3. Volgorde van worksheets

Gebruik verschillende worksheets voor verschillende soorten informatie. Bijvoorbeeld de eerste twee voor invoer, die daarna voor berekeningen en de laatste sheet voor de presentatie van resultaten en grafieken. Beperk je tot niet meer dan één tabel per worksheet. Meerdere tabellen kunnen problemen veroorzaken als je bijvoorbeeld wilt sorteren of invoegen.

Een toelichtingsworksheet beschrijft hoe de spreadsheet gebruikt moet worden

Als je spreadsheet uit een groot aantal worksheets bestaat, dan is het handig om een verklarende worksheet, of toelichtingsworksheet toe te voegen. Deze sheet maakt het eenvoudiger om te begrijpen hoe de spreadsheet precies opgezet is en hoe deze gebruikt moet worden. 

4. Helderheid is belangrijker dan design

Als je spreadsheet gericht is op gebruikers, maak dan een aantrekkelijke ‘Resultaten Worksheet’ aan. Zo niet, doe dat dan niet! De meeste spreadsheets werken het prettigst als ze ontworpen zijn om helderheid te scheppen in de berekeningen. Je kunt wel proberen om lange formules op te delen in kleinere stukken, maar verberg niets. Dit maakt de spreadsheet alleen maar minder goed leesbaar.

Excel Tips: Keep your Timeline Consistent :: PerfectXL

5. Werk met een consistente tijdlijn

Gebruik dezelfde tijdlijn op alle worksheets, zelfs als dit leidt tot lege rijen. Een consistente tijdlijn verbetert de helderheid van het document en verkleint het risico van incorrecte formules. Bijvoorbeeld in het geval van omzetcijfers. Deze presenteren misschien wel beter als kwartaalcijfers, maar de kans op fouten is daarmee vele malen groter, dan bij maandcijfers. Een eenvoudige manier om dit risico te voorkomen is door dezelfde tijdlijn op iedere worksheet in te voegen. Bij voorkeur vastgezet in de eerste rij van de sheet.

6. Organize the Information Flow

Try to organize worksheets in such a way that information always flows from top left to bottom right. This makes it considerably easier for a user to understand how the sheet works. Exceptions to the rule are an “Input Worksheet” and/or a “Results Worksheet”. Putting these at the start increases clarity for users, which is especially useful for a user oriented worksheet. When managing the flow of information, avoid criss-cross dependencies as they greatly detract from understandability. At all times avoid circle chain relations, if a link to any previous data is needed.

Excel Tips: Label Columns & Rows :: PerfectXL

7. Label Columns and Rows

Columns without clear and consistent names might not be problematic for the creator of the worksheet, but to other users it might appear confusing. That is why our next Excel tip is to always label columns of tables with simple names that consistently follow previously used naming conventions. The same applies to horizontal tables. In these cases, only use row labels.

Read our guideline about the use of consistent labels.

8. Keep Formulas Readable

The 8th of our Excel tips is to split up calculations into multiple smaller calculations. This is a great way to increase readability, just like the correct use of spacing. Too many different operators or too many different references in a formula can make the formula unreadable. This causes the spreadsheet to be hard to use by anyone other than its creator. The original author ends up always being the one having to explain it to others, or even ends up being the only user actually able to work with the spreadsheet.

Read our guideline about avoiding long formulas.

Many spreadsheets are hard to use by anyone other than its creator.

Excel Tips: Avoid Repetitive Formulas :: PerfectXL

9. Avoid Repetitive Formulas

Avoid repetitive calculations. An exact duplicate of a formula doubles the risk for errors. In addition, changes in one formula are not automatically replicated in duplicates. Sometimes, these duplicates are overlooked, causing inconsistencies within the spreadsheet. When the use of the exact same formula is required, refer back to the first instance of the formula. In extreme situations it may be necessary to break a formula down to maintain clarity.

10. Avoid Fixed Numbers in Formulas

Use a separate input cell for fixed values and employ references to this cell in order to use it in calculations. A formula that contains fixed numbers is a major risk. If the value ever changes, it needs to be changed in every instance it appears. This is, at the very least, cumbersome when dealing with large worksheets. At worst, it is one of the easiest ways to create mistakes.

Excel Tips: Do Not Merge Cells :: PerfectXL

11. Do not Merge Cells

Merging cells is seldom good practice. It is usually done to improve aesthetics, but it eventually leads to an increased risk of problems with calculations and references. The biggest risk is making references to merged cells. In a referenced merged cell, all cells can be part of the calculations, but only one of those cells is going to be the correct part. This ambiguity gives way to an increasing amount of errors the longer the spreadsheet is being used.

Read our guideline about why you shouldn’t merge cells.

12. Avoid Hiding Data

Hiding columns, rows, or even entire worksheets from view is almost never a good idea. It only increases the chance that a user overlooks something important when working with the spreadsheet, increasing the risk for errors. The only exception to this rule would be when it is absolutely necessary to hide information that somehow can not be put into a separate worksheet. Since it’s almost always possible to separate sensitive data, these cases are rare.

Read our guideline about the dangers of hidden information.

Hiding data increases the risk for errors.

13. Build in Data Verification

Building in data verification, such as audit tests, alerts and automated checks, is a good way to avoid making any damaging changes or additions to existing work. It is important to build these in when the worksheet is created. Not doing so often leads to forgetting about them later on. Data verification is an excellent way to build a strong foundation for worksheet maintainability.

Excel Tips: Save Styling for the End :: PerfectXL

14. Save Styling for the End

Excel’s formatting options are quite extensive. They allow for the fine-tuning of cell appearance, values, and plenty of options for colors, borders, and features alike. While styling can help keep a spreadsheet understandable, the process of doing so includes abstracting information for the viewer. This is good for the final product, but makes development burdensome and increases the risk of errors. The best way to go is saving the style of a worksheet for last.

15. Keep Styling Consistent

Your choice of styling should remain consistent throughout the entire spreadsheet. A simple and consistent style for formatting is critical to help viewers understand your spreadsheet. Always include a legend. Abbreviations and colored cell definitions can be listed on a separate worksheet if needed.

16. Keep Conditional Formatting Simple

Conditional formatting helps the viewer understand how the spreadsheet works. Complex formatting rules defeat that purpose by obscuring how the spreadsheet is set up. It also causes confusion for the user. Keep the rules for conditional formatting simple (e.g. changing colors based on cell content).

Excel Tips: Use Positive Numbers :: PerfectXL

17. Use Positive Numbers

Ever accidentally subtracted what should have been added? Chances are this was the result of an input cell that was entered as a negative number. Always try to build a spreadsheet that promotes the use of positive numbers.

18. Be Clear Which Units Are Used

Make sure viewers can always trace the units that are used in the spreadsheet. You can do this by either setting the units in the cell properties within Excel, or you can mention them in a column label. But beware: never type a currency symbol (€, $, £ etc.) directly after a value. This causes problems when using the value in a formulas.

Read our guideline about units and number formats.

Excel Tips: Clarify your Sources :: PerfectXL

19. Clarify your Sources

When complicated calculations in Worksheet A are made using cells from Worksheet B, show the viewer those cells from Worksheet B in Worksheet A in your spreadsheet. Users that trying to understand how the calculation works can stay on the same worksheet, instead of having to switch worksheets. Make your references clear and understandable. Without proper formatting, references can cause a worksheet to look cluttered, especially if there are a lot of them.

20. Avoid the Use of Macros

Always use Excel’s solutions before resorting to VBA macros. VBA macros make the spreadsheet less transparent, as they abstract away logic. For some tasks, VBA macros even perform worse than Excel’s default solutions.

21. Use Simple Ranges

For many calculations in your spreadsheet, it is good practice to incorporate additional empty rows or columns. This prevents future edits of the spreadsheet from messing up your formulas. The less you use separate small ranges, the smaller the chance of erroneous calculations in the future.

Meer Excel Tips: Excel Richtlijnen voor Professionals

Wilt u meer informatie over Excel en de beste manieren om dit te gebruiken? Om de week sturen we een nieuwe richtlijn uit, gebaseerd op onze uitgebreide ervaring met Excel. Deze richtlijnen bieden u onze allerbeste Excel tips en inzichten.

Abonneer u op onze Excel-richtlijnen voor professionals