Risicomanagement

Risicobeheer is de praktijk om actief te werken om het aantal fouten in uw spreadsheets tot een minimum te beperken. De kans dat er fouten worden gemaakt is direct verbonden aan het werken met spreadsheets. Fouten in spreadsheets hebben ook meerdere oorspronke.

De menselijke factor

Excel is uitgegroeid tot de meest gebruikte spreadsheetprogramma ter wereld. Alles van eenvoudige berekeningen thuis tot complex financieel beheer door grote bedrijven wordt uitgevoerd via Excel. Dit is voor een groot deel door dat Excel gemakkelijk te gebruiken is. Een lage drempel in bruikbaarheid heeft wel een nadeel, Excel biedt een grote marge aan menselijke fouten.

De vraag is niet “zijn er fouten?” maar “hoeveel fouten zijn er?””

Spreadsheet Risk Management :: PerfectXL

Onderzoeksresultaten

Onderzoek in 1998 naar spreadsheetgebruik door Ray Panko, een professor in IT-management, toonde aan dat van de 88 verschillende spreadsheetdocumenten ongeveer 94% fouten bevatte. Per document varieerde het gemiddelde aantal cellen met fouten van 1,2% tot 6,9%. Deze documenten werden allemaal gebruikt door grote Amerikaanse bedrijven, voor wie een foutmarge van 1,2% zich zou kunnen vertalen in een financieel verlies van miljoenen dollars.

Zolang Excel-sheets worden gemaakt en onderhouden door menselijke gebruikers, is er altijd een risico voor menselijke fouten. Als het Excel-blad bijzonder groot of gecompliceerd is, verschuift de vraag die dit risico definieert van “zijn er fouten?” Naar “hoeveel zijn er?” Als je je van dit inherente risico bewust bent, kun je van tevoren mogelijke fouten verhelpen of situaties controleren waarvan bekend is dat ze een verhoogd risico op fouten hebben. Om het anders te zegen, bewustzijn maakt risicobeheer mogelijk.

Wat veroorzaakt fouten in Excel-bladen?

Er zijn meerdere typen fouten. Fouten kunnen bijvoorbeeld worden veroorzaakt door de ontwerp van de spreadsheet zelf, maar kan ook veroorzaakt worden door onjuiste verwerking van informatie in een anderszins goeie ontwerp. Sommige fouten worden veroorzaakt door omstandigheden, zoals een hoge werklast op een financiële afdeling, waardoor accountants fouten maken omdat ze niet genoeg tijd hebben om hun werk goed na te gaan.

Een belangrijke factor voor spreadsheetfouten komt door het ontbrak aam een goed bedrijfsprotocol.

Andere fouten zijn het gevolg van het feit dat gebruikers zich niet bewust zijn van de manier waarop ze goed met een spreadsheet kunnen werken, door incompetentie, of door onervarenheid. Daarnaast, zijn er natuurlijk alledaagse fouten, zoals typefouten of per ongeluk op de verkeerde cel klikken. Een belangrijke factor voor fouten heeft te maken met het ontbrak aan een goed bedrijfsprotocol voor spreadsheets. Als de richtlijnen niet goed zijn ingesteld, maakt zelfs de meest ervaren spreadsheet gebruiker fouten, omdat er geen systeem is om uit te leggen wat er verkeerd wordt gedaan. Als er bedrijfsrichtlijnen worden opgesteld maar deze niet goed worden nageleefd, blijft dat risico uiteraard aanwezig.

Goede praktijken voor risicobeheer

In 1998 gaf Ray Panko toe dat er niet zoiets bestaat als een 100% waterdichte methode om spreadsheets van fouten volledig te ontdoen. Bijna twintig jaar later is er nog steeds niet zo’n methode, omdat de menselijke factor overblijft. Er zijn echter een aantal principes en goede werkwijzen die spreadsheetrisicobeheer mogelijk maken. Hoewel sommige van deze gerelateerd zijn aan het ontwerp en gebruik van spreadsheets, hebben andere te maken met de werkomgevingsomgeving in plaats van met het document zelf.

Zolang Excel-sheets door menselijke gebruikers worden gemaakt, is er altijd een risico voor menselijke fouten.

Voorbeelden van deze werkwijzen zijn:

  • Gebruik een protocol voor iedereen die de spreadsheet gebruikt waar iedereen zich aan moet houden. Door enkele basisregels vast te leggen, werkt elke gebruiker volgens een gedeelde strategie. Dit verbetert de consistentie van spreadsheets en verkleint het risico op fouten.
  • Zorg ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn en competent zijn. Alle gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het onderhouden en bijwerken van de spreadsheets, moeten zowel volledig kunnen werken met Excel als volledig inzicht hebben in het bedrijfsprotocol.
  • Deel de verantwoordelijkheid door meerdere gebruikers te betrekken in plaats van één gebruiker verantwoordelijk te stellen voor een bepaalde spreadsheet. Dit maakt controlemethoden zoals peer review mogelijk.
  • Stel een consistent systeem in voor back-ups en versiebeheer. Elke nieuwe versie van een spreadsheet moet opeenvolgend worden genummerd. Je zult er ook voor moeten zorgen dat er een divisie in uw systeem wordt gemaakt voor spreadsheets die verouderd zijn, momenteel in gebruik zijn of momenteel worden ontworpen voor toekomstig gebruik.
  • Maak een schema voor regelmatige inspecties. Door gebruik te maken van peer reviews of grondige controles van de spreadsheets, kunnen huidige fouten worden aangepakt, waardoor een beter risicobeheer mogelijk is.

De kern van PerfectXL is de validatie van spreadsheets op problemen. Met PerfectXL kun je spreadsheets efficiënt kunt scannen op verschillende soorten risico’s en fouten. 

Scan nu uw spreadsheet voor risico’s!

Met PerfectXL is het eenvoudig en je kunt het een maand GRATIS proberen. 

Risico-detectie van PerfectXL-spreadsheets

PerfectXL maakt gebruik van een functie voor risicovalidering, waarmee u uw spreadsheets efficiënt kunt scannen op verschillende soorten risico’s en fouten.

Risico detectie functie

Foutloze spreadsheets van hoge kwaliteit zijn essentieel voor gebruik in een zakelijke omgeving. Daarom is risicodetectie een belangrijk onderdeel van spreadsheet validatie. De Risico Analyse-optie van PerfectXL spoort veelvoorkomende problemen en potentiële risico’s op in uw spreadsheets. Het doet ook suggesties om ze te verbeteren.

Meer over de risico-detectie optie

Risico detectie voorbeeld

U kunt een spreadsheet pas vertrouwen na een grondige controle op fouten en vergissingen. In dit voorbeeld laten we u zien hoe u PerfectXL uw spreadsheet kunt laten checken op 29 soorten risico’s en waar ruimte is voor verbetering.

Lees het spreadsheet risico’s & suggesties voorbeeld