Verklarende woordenlijst Excel

Wat is een draaitabel (of pivot table) in Excel?

Een draaitabel (Nederlandse vertaling van ‘pivot table’) in Excel is een ‘uittreksel’ of ‘samenvatting’ van jouw originele tabel met brongegevens. De draaitabel geeft je snel antwoord op eenvoudige vragen over je tabel, die je anders alleen met ingewikkelde formules zou kunnen beantwoorden.

Voorbeeld draaitabel

Onderstaand zien we een database met donaties die gemaakt zijn aan een goed doel in de maand mei. Iedere donatie heeft een donor met een uniek ID. Donateurs kunnen op twee verschillende manieren doneren: zij maken geld over zonder tegenprestatie, of zij kopen een t-shirt van de organisatie. Dit kunnen zij doen met verschillende betaalmethodes: per credit card, Paypal of contant (cash). Vanuit deze betaalmethodes kan een betaling drie verschillende statussen hebben: Completed als de betaling is geslaagd, Abandoned als de donor halverwege de betaling is uitgestapt en Failed als de betaling mislukt is. Ten slotte hoort er een bedrag bij elke donatie.

Tabel met brongegevens voor draaitabel // Verklarende Woordenlijst Excel // PerfectXL

In onze oorspronkelijke tabel zien we dat alle donaties in mei optellen tot een totaalbedrag van € 895,00. In dit totaal zijn echter ook de donaties opgenomen met de status ‘Abandoned’ en ‘Failed’. Deze bedragen zullen dus nooit op de bankrekening terecht komen. We willen graag weten welk bedrag we overhouden als we alleen de geslaagde betalingen optellen; de donaties met status ‘Completed’.  Hier komt een draaitabel mooi van pas!

Stap 1 – Draaitabel invoegen

Kies onder ‘Invoegen’ in het menu de optie ‘Draaitabel’.

Draaitabel invoegen // Verklarende Woordenlijst Excel // PerfectXL

Stap 2 – Gegevensbereik selecteren

Er verschijnt een popup ‘Draaitabel maken’. Selecteer vervolgens in je workbook het celbereik (de brontabel) dat geldt als input voor de draaitabel. In ons voorbeeld zie je vervolgens bij Tabel/bereik: Blad2!$A$1:$G$20. Klik daarna op ‘OK’.

Gegevensbereik draaitabel selecteren // Verklarende Woordenlijst Excel // PerfectXL

Stap 3 – Stel je draaitabel samen

Vervolgens kun je in het scherm met ‘Draaitabelvelden’ je draaitabel samenstellen. Vraag jezelf hierbij af welke antwoorden je precies zoekt. In dit geval willen we weten wat het totaalbedrag is van geslaagde betalingen, dus van de donaties met bestelstatus ‘Completed’.

Draaitabel (pivot table) samenstellen // Verklarende Woordenlijst Excel // PerfectXL

We selecteren in het vakje ‘veldnamen’ eerst ‘Donatie ID’ en die slepen we naar het veld ‘Rijen’:

Rijen van een pivot table // Verklarende Woordenlijst Excel // PerfectXL

Automatisch toont de nieuwe tabel dan de waarde van het aantal keer dat elke Donatie ID voorkomt in de tabel. In dit geval is dat altijd 1 keer:

Waarden van de rijen in de draaitabel // Verklarende Woordenlijst Excel // PerfectXL

Vervolgens slepen we veldnaam ‘Status’ naar het vak ‘Kolommen’:

Kolommen van een pivot table // Verklarende Woordenlijst Excel // PerfectXL

In de tabel die we nu gecreeerd hebben zien we precies welke donaties ‘Completed’, ‘Abandoned’ en ‘Failed’ zijn, maar we weten nog niet welke bedragen hierbij horen. Om daar achter te komen slepen we veldnaam ‘Bedrag’ naar het vakje ‘Waarden’ en verwijderen we de huidige invulling (Aantal van Donatie ID).

N.B. Je verwijdert een invulling door het woord simpelweg uit het vakje te slepen (let op dat je hem niet per ongeluk naar een ander vakje sleept!)

Waarden van een pivot table // Verklarende Woordenlijst Excel // PerfectXL

Nu zien we in de draaitabel dat er precies € 710 is binnengekomen aan donaties in mei. De overige transacties zijn niet volbracht of mislukt.