Microscope by Bennett // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Explore

Gebruik consistente labels

Cijfers zonder betekenis zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules van tekstuele informatie voorziet.

Label je spreadsheet altijd

Zelfs als je een spreadsheet slechts gebruikt als kladblaadje voor een berekening moet je hem nog van labels voorzien. We kunnen niet vaak genoeg herhalen dat een gemiddelde spreadsheet ruim 5 jaar meegaat (!!!) en door gemiddeld 12 verschillende mensen wordt gebruikt. Dus voordat je het weet wordt je ‘kladblaadje’ meerdere jaren door diverse mensen gebruikt. Dan is het heel erg zonde als er sprake is van een slordig begin en slechte naamgeving.

Met het voorzien van labels bedoelen we overigens niet het gebruik van zgn Excel Named Ranges / Namen. Die hebben voor- en nadelen, maar deze bespreken we een andere keer.

Kies labels met een betekenis en een systeem

Gebruik niet zomaar willekeurig namen, maar denk na over een consequent systeem dat past bij het doel van de spreadsheet. Hoe korter de namen hoe beter (zeker de kolomnamen), maar houd ze wel betekenisvol. We hebben bijvoorbeeld wel eens de benamingen “Rev08”, “Revenue 2008” en “2008 Revenue” in één enkele spreadsheet gezien. Maak een keuze! Een consistente wijze van labelen maakt de spreadsheet overzichtelijker en zoeken (CTRL-F) makkelijker. Als het kan, start met een letter (i.p.v. een cijfer) in een label. Dan weet Excel ook meteen dat er niet mee gerekend hoeft te worden.

Excel Guidelines voor Professionals - Gebruik Consistente Labels met Betekenis :: PerfectXL

Gebruik 1 rij en 1 kolom voor naamgeving

Maak je een tabel, geef dan iedere kolom en iedere rij een naam. Gebruik als het maar even kan slechts 1 rij en 1 kolom voor de naamgeving en geen twee, omdat twee allerlei nadelen heeft bij latere bewerkingen, bijvoorbeeld bij het sorteren van de tabel of het maken van draaitabellen. (Alleen de grafiekfunctie van Excel kan goed omgaan met dubbele labels op de x-as).

Maak afspraken over naamgeving

Maakt jouw bedrijf veel gebruik van spreadsheets, dan loont het zeker de moeite om met elkaar afspraken te maken over consequente naamgeving. Dat zorgt ervoor dat de spreadsheets voor elkaar een stuk leesbaarder worden.

Hoe PerfectXL kan helpen

Trouwe lezers van onze guidelines zullen zich nu afvragen: hoe kan PerfectXL mij helpen bij consequente naamgeving? Helaas, PerfectXL helpt niet. Je zult het helemaal zelf moeten doen.

Relevante artikelen
PerfectXL Explore

Bekijk een stapsgewijze walkthrough van de PerfectXL Explore tool. Hier leer je hoe je de Explore tool kunt gebruiken om beter inzicht in Excel files te krijgen.

Technische informatie over PerfectXL Explore. Systeemvereisten, releases en antwoord op veelgestelde vragen over onze software.

Cijfers zonder betekenis zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules van tekstuele informatie voorziet.

In deze video laten wij zien hoe je snel je input bronnen kunt controleren en hoe je kunt vaststellen of er onbekende bronnen zijn. Ook laten we je zien hoe je een efficiënte visualisatie kunt maken van de informatiestromen in je spreadsheet, waarmee je eenvoudig de functie en afhankelijkheden per worksheet kunt bepalen.

Als we een boek lezen of een rapport, dan lezen we het liefst van boven naar beneden en van links naar rechts. Denk bij het maken van een spreadsheet ook eens aan de leesbaarheid en besteed zorg aan de opbouw je spreadsheet.

Vergeet nooit: een spreadsheet heeft gemiddeld 13 gebruikers! Bedenk wat er gebeurt als je begint met een slordige opzet.

Garbage in, garbage out? Niet als je tijdens de bouw van je spreadsheet serieus aandacht besteedt aan het opschonen van je invoerdata. We raden je aan om de opschoning te automatiseren, zodat je er bij een volgend gebruik geen omkijken meer naar hebt.

Om een spreadsheet correct te interpreteren is het essentieel om te begrijpen hoe hij precies werkt. Spreadsheet visualisatie is een essentieel onderdeel van PerfectXL Explore.

In één oogopslag alle algemene eigenschappen van je spreadsheet inzien? Dat kan met PerfectXL Explore. Onder ‘General spreadsheets characteristics’ vind je een samenvatting van o.a. de werkbladen, de externe bronnen en mogelijke risico’s.

Hoe kan PerfectXL jou helpen?

Stel hier je vragen, we helpen je graag verder. We antwoorden binnen 48 uur..