Verwenden Sie konsistente Bezeichner

Zahlen ohne Bedeutung sind wertlos. Excel ist ein Programm für Zahlen, aber es ist nur nützlich, wenn dem Benutzer klar ist, was die Zahlen bedeuten. Achten Sie daher darauf, dass Sie für alle Daten und Formeln textuelle Informationen bereitstellen. Nennen wir diese Textstücke „Bezeichner“.

Anmerkung: PerfectXL Academy wurde mit KI übersetzt. Haben Sie Verbesserungsvorschläge? Dann senden Sie uns eine E-Mail an info@Perfectxl.com.

Beschriften Sie immer Ihre Arbeitsblätter

Auch wenn Sie nur relativ einfache Berechnungen durchführen, müssen Sie Ihr kleines Arbeitsblatt beschriften. Wir können nicht genug betonen, dass das durchschnittliche Arbeitsblatt über einen Zeitraum von 5 Jahren und von durchschnittlich 12 verschiedenen Personen genutzt wird.

Übrigens, wenn wir von Bezeichnern sprechen, meinen wir nicht die Verwendung von Excel’s benannten Bereichen/Namen. Diese Funktionen haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, die wir in einem anderen Artikel ausführlich besprechen werden.

Wählen Sie aussagekräftige Bezeichner

Verwenden Sie nicht einfach zufällige Namen, sondern denken Sie an ein konsistentes System, das zum Zweck des Arbeitsblatts passt. Je kürzer die Namen, desto besser (insbesondere die Spaltennamen), aber stellen Sie sicher, dass sie aussagekräftig sind. Wir haben Arbeitsblätter gesehen, bei denen die Spaltennamen „Rev08“, „Revenue 2008“ und „2008 Revenue“ austauschbar verwendet wurden. Das ist eine schlechte Idee. Treffen Sie eine Entscheidung! Eine konsistente Bezeichnungsweise macht Ihr Arbeitsblatt leichter verständlich und verbessert die Suchfunktionalität (STRG-F). Wir empfehlen, dass Sie den Namen Ihrer Bezeichner, wenn möglich, mit einem Buchstaben (statt einer Zahl) beginnen. Auf diese Weise weiß Excel sofort, dass es sich um einen Bezeichner handelt, und dieser wird nicht versehentlich in Berechnungen integriert.

Verwenden Sie 1 Spalte und 1 Zeile

Wenn Sie eine Tabelle erstellen, benennen Sie jede Spalte und jede Zeile. Verwenden Sie, wenn möglich, nur 1 Zeile und 1 Spalte für die Bezeichner und nicht zwei, da dies bei späteren Bearbeitungen zu allerlei Nachteilen führen kann. Zum Beispiel gibt es Probleme, wenn Sie versuchen, die Tabelle zu sortieren oder eine Pivot-Tabelle zu erstellen. Nur die Diagrammfunktion von Excel kann doppelte Bezeichner auf der x-Achse gut verarbeiten, was bedeutet, dass Sie die Optionen für den zukünftigen Benutzer einschränken, wenn Sie zwei Zeilen oder Spalten für die Beschriftung verwenden.

Unternehmensweit einheitliche Bezeichnungsregeln

Wenn Ihr Unternehmen Arbeitsblätter weit verbreitet nutzt, lohnt es sich, sich auf konsistente Bezeichnungsregeln zu einigen. Dadurch werden die Arbeitsblätter lesbarer, und es spart wahrscheinlich eine enorme Menge an Zeit, da die Mitarbeiter das Arbeitsblatt schnell verstehen können. Diese Faustregel gilt auch für Formatierungen und Farbschemata. Es ist ein offensichtlicher Vorteil, Arbeitsblätter im gesamten Unternehmen so konsistent wie möglich zu halten.

Excel-Prinzip

Wir können die Bedeutung klarer und konsistenter Bezeichner nicht genug betonen, und deshalb ist dies das Prinzip Nummer 10 unserer 39 Goldenen Excel-Prinzipien.