Balance or Scale // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Explore

Gooi al het overbodige weg

Vergelijk het gebruik van een spreadsheet eens met Airbnb. Als jij je huis brandschoon oplevert dan zul je de huurders stimuleren om zich netjes te gedragen. Maar als je een ongeordend huis verhuurt, dan zullen je gasten ook niet zorgvuldig zijn. Vergeet nooit: een spreadsheet heeft gemiddeld 13 gebruikers! Bedenk wat er gebeurt als je begint met een slordige opzet.

Dus, als je eerst een proefberekening maakt, gooi deze dan weg als de definitieve berekening klaar is. Heb je snel een draaitabel of een grafiek gemaakt om een voorlopig inzicht te krijgen in de gevolgen van je berekening? Gooi deze dan weg na gebruik.

Werkbladen die niet gebruikt worden

De meest voorkomende en meest beruchte ‘troep’ in spreadsheets zijn niet (meer) gebruikte tabbladen. We komen wekelijks bij klanten, vaak prima en ervaren spreadsheetbouwers, die tegen ons zeggen: “Naar dat tabblad hoef je niet te kijken hoor. Die wordt niet meer gebruikt.” Je raadt onze reactie al: weg ermee! Een volgende gebruiker kan heel moeilijk beoordelen of het tabblad inderdaad weg mag, maar daarnaast gebeurt het heel vaak dat er cijfers in staan die per ongeluk toch nog door andere tabbladen gebruikt worden. Die worden dan alleen al maanden niet meer geupdate, met alle gevolgen van dien. Daar kom je veel sneller achter als je met ‘opgeruimde’ spreadsheets werkt.

U

Maar misschien heb ik hem later nog nodig?

Wat moet je doen als je twijfelt? Soms kun je niet voorspellen of je een berekening of een tabel later nog nodig zult hebben. Gaat je manager er ooit nog om vragen? Geen idee. In dat geval raden we aan om een reservekopie van de spreadsheet op te slaan met een duidelijke verwijzing, bijvoorbeeld: “Rapportage jul17 incl alternatieve omzetberekening”, daarna verwijder je de alternatieve omzetberekening en sla je het bestand weer op onder de gebruikelijke naam.

Natuurlijk adviseren wij van PerfectXL om ook hiervoor PerfectXL te gebruiken. De visualisatie-feature in PerfectXL kan in één oogopslag duidelijk maken welke tabbladen informatie aanleveren aan andere tabbladen.

Visualization of the interconnection of the worksheets in your Excel file

Een laatste tip: kijk ook eens bij de named ranges (via formules -> name manager). Daar kom je ook heel dikwijls ongebruikte named ranges tegen.

Een opgeruimd huis betekend minder werk na verhuur, een positieve beoordelingen op Airbnb en grote kans om het nogmaals te kunnen verhuren.

  • Supersnel en efficiënt
  • Bespaart frustratie én tijd
  • Onmisbaar bij grote Excel files

Relevante artikelen
PerfextXL Explore

Bekijk een stapsgewijze walkthrough van de PerfectXL Explore tool. Hier leer je hoe je de Explore tool kunt gebruiken om beter inzicht in Excel files te krijgen.

Technische informatie over PerfectXL Explore. Systeemvereisten, releases en antwoord op veelgestelde vragen over onze software.

Cijfers zonder betekenis zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules van tekstuele informatie voorziet.

In deze video laten wij zien hoe je snel je input bronnen kunt controleren en hoe je kunt vaststellen of er onbekende bronnen zijn. Ook laten we je zien hoe je een efficiënte visualisatie kunt maken van de informatiestromen in je spreadsheet, waarmee je eenvoudig de functie en afhankelijkheden per worksheet kunt bepalen.

Als we een boek lezen of een rapport, dan lezen we het liefst van boven naar beneden en van links naar rechts. Denk bij het maken van een spreadsheet ook eens aan de leesbaarheid en besteed zorg aan de opbouw je spreadsheet.

Vergeet nooit: een spreadsheet heeft gemiddeld 13 gebruikers! Bedenk wat er gebeurt als je begint met een slordige opzet.

Garbage in, garbage out? Niet als je tijdens de bouw van je spreadsheet serieus aandacht besteedt aan het opschonen van je invoerdata. We raden je aan om de opschoning te automatiseren, zodat je er bij een volgend gebruik geen omkijken meer naar hebt.

Om een spreadsheet correct te interpreteren is het essentieel om te begrijpen hoe hij precies werkt. Spreadsheet visualisatie is een essentieel onderdeel van PerfectXL Explore.

In één oogopslag alle algemene eigenschappen van je spreadsheet inzien? Dat kan met PerfectXL Explore. Onder ‘General spreadsheets characteristics’ vind je een samenvatting van o.a. de werkbladen, de externe bronnen en mogelijke risico’s.

Hoe kan PerfectXL jou helpen?

Stel hier je vragen, we helpen je graag verder. We antwoorden binnen 48 uur.