Microscope by Bennett // PerfectXL Spreadsheet Validation

PerfectXL Explore

Houd input en output apart

Als we een boek lezen of een rapport, dan lezen we het liefst van boven naar beneden en van links naar rechts. Denk bij het maken van een spreadsheet ook eens aan de leesbaarheid en besteed zorg aan de opbouw je spreadsheet.

Vuistregel

Heb je ooit een accountant op bezoek gehad? En heb je hem die ene belangrijke spreadsheet met je investeringsplannen laten zien? Waarschijnlijk heeft hij gevraagd naar je inputdata, welke aannames je hebt gedaan of naar een voorbeeld van de berekeningen die je hebt gemaakt. Waar staan je financiële conclusies?

Op zo’n moment is het heel fijn als je spreadsheet netjes is opgebouwd. De vuistregel daarbij is: houd input & output apart. Dit helpt je enorm bij het leesbaar maken (en houden) van je Excel bestanden. Als we dit principe wat verder toepassen, dan zou je de volgende ‘type’ tabbladen kunnen gebruiken:

Inputbladen

1 tabel per tabblad. Maak onderscheid tussen (dynamische) data van buiten, oftewel externe referenties, en data die in de spreadsheet zelf worden ingevoerd. Zet alle externe referenties zo dicht mogelijk bij elkaar en benoem ze expliciet. Daar wordt de accountant blij van.

Rekenbladen

Bladen waar je in het dagelijkse gebruik van de spreadsheet niets mee hoeft te doen. Het moterblok. Hier wordt gerekend met de inputdata, tot conclusies. Houd de vormgeving van deze tabbladen vooral sober en haast overdreven functioneel. Bedenk je voortdurend dat een gemiddelde spreadsheet 5 jaar meegaat en dat er in die tijd ook wel eens aan de rekenbladen gesleuteld moet worden.

Outputbladen

Tabbladen die zo leesbaar mogelijk de conclusies van de spreadsheet bevatten. Korte tabellen, grafiekjes, goede vormgeving etc. En denk bijvoorbeeld ook aan de marges, zodat deze bladen goed printbaar zijn.

excel-guideline-separate-input-output-worksheets

Toelichtingen/       documentatie

Een aparte categorie tabbladen die slechts als toelichting, versiebeheer of inhoudsopgave dienen.

Dashboards

Sommige spreadsheetontwikkelaars zweren bij het gebruik van dashboard-tabbladen. Dit zijn tabbladen waarop gegevens worden ingevoerd (input), maar waarnaast ook direct de resultaten worden getoond (output). Dashboards verstoren de flow van in- naar output in de spreadsheet, maar ze zijn wel erg handig en overzichtelijk.

Wij adviseren om maximaal 1 of 2 (afhankelijk van de omvang van de spreadsheet) dashboard-bladen te gebruiken en deze duidelijk te markeren als dashboards.

Tenslotte

Belangrijk is om de verschillende typen tabbladen te herkennen en bij de bouw van een spreadsheet steeds bewuste keuzes te maken voor de functie van en daarmee het type tabblad. We komen zo vaak sheets tegen in een vage, onbewuste mengvorm. Dat werkt niet goed.

Wil je snel kunnen zien hoe de flow van jouw spreadsheet eruit ziet? Dan kun je daarvoor PerfectXL gebruiken. PerfectXL visualiseert in een mum van tijd de relatie tussen alle tabbladen.

De afbeelding toont de visualisatie van een spreadsheet in PerfectXL. Lees meer over de spreadsheet visualisatie functie.

Relevante artikelen
PerfextXL Explore

Bekijk een stapsgewijze walkthrough van de PerfectXL Explore tool. Hier leer je hoe je de Explore tool kunt gebruiken om beter inzicht in Excel files te krijgen.

Technische informatie over PerfectXL Explore. Systeemvereisten, releases en antwoord op veelgestelde vragen over onze software.

Cijfers zonder betekenis zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules van tekstuele informatie voorziet.

In deze video laten wij zien hoe je snel je input bronnen kunt controleren en hoe je kunt vaststellen of er onbekende bronnen zijn. Ook laten we je zien hoe je een efficiënte visualisatie kunt maken van de informatiestromen in je spreadsheet, waarmee je eenvoudig de functie en afhankelijkheden per worksheet kunt bepalen.

Als we een boek lezen of een rapport, dan lezen we het liefst van boven naar beneden en van links naar rechts. Denk bij het maken van een spreadsheet ook eens aan de leesbaarheid en besteed zorg aan de opbouw je spreadsheet.

Vergeet nooit: een spreadsheet heeft gemiddeld 13 gebruikers! Bedenk wat er gebeurt als je begint met een slordige opzet.

Garbage in, garbage out? Niet als je tijdens de bouw van je spreadsheet serieus aandacht besteedt aan het opschonen van je invoerdata. We raden je aan om de opschoning te automatiseren, zodat je er bij een volgend gebruik geen omkijken meer naar hebt.

Om een spreadsheet correct te interpreteren is het essentieel om te begrijpen hoe hij precies werkt. Spreadsheet visualisatie is een essentieel onderdeel van PerfectXL Explore.

In één oogopslag alle algemene eigenschappen van je spreadsheet inzien? Dat kan met PerfectXL Explore. Onder ‘General spreadsheets characteristics’ vind je een samenvatting van o.a. de werkbladen, de externe bronnen en mogelijke risico’s.

Hoe kan PerfectXL jou helpen?

Stel hier je vragen, we helpen je graag verder. We antwoorden binnen 48 uur.