Eingabe und Ausgabe trennen
Wir empfehlen, separate Blätter für Eingaben und Ausgaben sowie Blätter für Berechnungen, Dokumentation und Dashboards zu verwenden.
Wenn wir ein Buch, einen Bericht oder eine Website lesen, lesen wir von oben nach unten und von links nach rechts (oder in einigen Sprachen von rechts nach links). Behalten Sie Ihre (lokalen) Standards im Hinterkopf, wenn Sie eine Excel-Datei erstellen, und versuchen Sie, diese Struktur sowohl innerhalb der Arbeitsblätter als auch zwischen ihnen einzuhalten.
Anmerkung: PerfectXL Academy wurde mit KI übersetzt. Haben Sie Verbesserungsvorschläge? Dann senden Sie uns eine E-Mail an info@Perfectxl.com.
Daumenregel
Hatten Sie schon einmal Besuch von einem Buchhalter? Haben sie sich diese eine wichtige Tabelle angesehen, die Ihre Investitionspläne enthält? Vielleicht haben sie gefragt:„Was sind die Eingabewerte?“„Auf welchen Annahmen basieren diese Berechnungen?“„Können Sie ein Berechnungsbeispiel geben?“„Wo sind die Schlussfolgerungen?“
Das ist genau einer dieser Momente, in denen Sie von einem klar strukturierten Excel-Modell profitieren. Die Daumenregel lautet: Trennen Sie Eingabe und Ausgabe. Das ist der erste wesentliche Schritt, um die Lesbarkeit und Wartbarkeit jeder Excel-Datei erheblich zu verbessern. Wenn wir dies weiter aufschlüsseln, sehen wir die folgenden Kategorien, in die Arbeitsblätter im Allgemeinen gruppiert werden sollten:
- Eingabeblätter
- Berechnungsblätter
- Ausgabeblätter
- Dokumentationsblätter
- Dashboards
Eingabeblätter
In Eingabeblättern sollte pro Arbeitsblatt nur eine Tabelle verwendet werden. Unterscheiden Sie zwischen dynamischen Daten, die aus externen Quellen stammen (z. B. importierte Daten aus einem CRM-System), und Daten, die innerhalb der Tabelle zu finden sind, wie z. B. Berechnungen. Platzieren Sie Referenzen so nah wie möglich an den Daten und machen Sie sie leicht lesbar, z. B. durch Farbcodierung. Dies wird Ihren Buchhalter erfreuen und Ihre Tabellen im Allgemeinen benutzerfreundlicher machen.
Berechnungsblätter
In Berechnungsblättern speichern Sie Informationen, die sich nicht regelmäßig ändern. Diese Arbeitsblätter sind oft nüchtern und rein funktional. Der Zweck dieser Blätter besteht darin, aus Eingabedaten Schlussfolgerungen zu ziehen. Denken Sie daran, dass eine Tabelle durchschnittlich fünf Jahre verwendet wird. Selbst in diesen Blättern können sich Dinge ändern. Stellen Sie sicher, dass die Formeln leicht lesbar und anpassbar sind.
Ausgabeblätter
In Ausgabeblättern geben wir einen Überblick über die Schlussfolgerungen, die aus den Eingabedaten und Berechnungen gezogen werden können. Verwenden Sie Tabellen, Diagramme und ein ansprechendes Layout. Denken Sie auch daran, diese Arbeitsblätter druckfähig zu machen, indem Sie die Ränder anpassen. Dies ist besonders wichtig für Manager und Entscheidungsträger.
Dokumentationsblätter
Eine spezielle Kategorie von Arbeitsblättern ist für Dokumentation gedacht. Verwenden Sie diese Blätter, um die Funktionalität von Berechnungen und die Quellen von Eingabedaten zu erklären. Ähnliche Blätter sind Versionierungs– und Indexblätter.
Dashboards
Einige Nutzer lieben die Verwendung sogenannter Dashboards: Arbeitsblätter, die Eingaben, Ausgaben und Berechnungen zusammen enthalten. Dashboards stören jedoch den Datenfluss und die klare Trennung von Eingabe und Ausgabe. Dennoch können sie sehr aufschlussreich sein, wenn es darum geht, dynamische Prozesse zu modellieren.
Wir empfehlen, Dashboards auf ein Minimum zu beschränken, höchstens 1 oder 2 (abhängig von der Größe der Tabelle), und klar zu kennzeichnen, dass es sich um ein Dashboard handelt.
Fazit
Es ist wichtig, die verschiedenen Rollen eines Arbeitsblatts zu erkennen und bewusste Entscheidungen bei der Erstellung einer Tabelle zu treffen. Oft begegnen wir gemischten Blättern, die unübersichtlich und verwirrend sind.
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Bild: Tabellenkalkulationsvisualisierung, erstellt mit PerfectXL Explore