Struktur von Excel-Dateien: Best Practices

In diesem Artikel besprechen wir einige der Best Practices, die Ihnen helfen werden, Excel-Dateien mit einer logischen und soliden Struktur zu erstellen.

Alle Excel-Nutzer möchten, dass ihre Dateien eine solide und logische Struktur haben. Das Problem ist, dass die Meinungen darüber, wie eine gute Struktur aussehen sollte, auseinandergehen, oder dass die Nutzer keine Zeit haben, ihre Dateien ordentlich zu strukturieren, oder die Datei schon so lange existiert, dass die Nutzer nicht mehr wissen, wie die Struktur ursprünglich gedacht war.

Anmerkung: PerfectXL Academy wurde mit KI übersetzt. Haben Sie Verbesserungsvorschläge? Dann senden Sie uns eine E-Mail an info@Perfectxl.com.

Grundregeln für eine gute Modellstruktur

Ohne bewusste Strukturentscheidungen könnte Ihre Excel-Datei irgendwann so aussehen:

Niemand möchte sich mit einer Tabelle wie dieser auseinandersetzen, ohne klare Anweisungen zu haben, wo er das Gesuchte findet.

Hier sind einige Tipps zur Erstellung von Excel-Dateien mit einer guten Struktur:

1. Eingaben, Ausgaben und Berechnungen trennen

In Excel ist nicht sofort ersichtlich, welche Zellen die Ergebnisse von Formeln enthalten und welche manuell eingegebene Werte enthalten. Es ist jedoch wichtig, diese korrekt zu trennen – idealerweise in separaten Arbeitsblättern oder durch eine klare Formatierung. Auf diese Weise vermeiden Sie, Berechnungen versehentlich mit neuen Eingabedaten zu überschreiben. Wenn es unvermeidlich ist, Eingabe und Ausgabe zu mischen, stellen Sie sicher, dass Sie ihnen ein unverwechselbares Aussehen geben.

2. Die Reihenfolge der Arbeitsblätter berücksichtigen

Große Modelle enthalten oft viele Arbeitsblätter. Achten Sie darauf, in welcher Reihenfolge Sie diese in Excel anordnen. Arbeiten Sie von links nach rechts? Von Ergebnis zu Quelle oder von Eingabe zu Schlussfolgerung? Jedes Spreadsheet erfordert einen anderen Ansatz, aber in jedem Fall macht eine konsistente und vorhersehbare Reihenfolge der Arbeitsblätter das Modell benutzerfreundlicher.

3. Löschen, was nicht benötigt wird

Nur weil eine Tabelle groß und komplex ist, heißt das noch lange nicht, dass sie viel leistet. Es kommt viel zu oft vor, dass ein alter Teil einer Tabelle ohne echten Zweck weiter existiert. Wenn niemand genau weiß, warum er da ist, wird auch niemand den Mut haben, ihn zu löschen. Um ein Modell benutzbar und lesbar zu halten, müssen unnötige Teile entfernt werden. Hier kann PerfectXL sehr helfen. PerfectXL Explore visualisiert genau, welche Arbeitsblätter aktiv im Modell verwendet werden und wie.

4. Keine Abkürzungen nehmen

Wir haben es alle schon gesagt: „Nach dem Meeting morgen werde ich das Modell fertigstellen, aber es funktioniert jetzt so.“ In Wirklichkeit passiert das nie. Das nächste Mal, wenn Sie diese Tabelle benötigen, werden Sie mit einer temporären Lösung konfrontiert, die nicht richtig als Modell fertiggestellt wurde.

5. Haben Sie keine Angst, das Modell umzubauen

Form folgt Funktion. Wenn sich die Funktion eines Modells ändert, muss auch seine Form geändert werden. Verwandeln Sie Ihre Excel-Tabelle nicht in einen „Hack“: Wenn neue Anforderungen eine Änderung des Berechnungsmodells erfordern, zögern Sie nicht, diese Änderungen anzuwenden. Nur durch das ständige Aktualisieren Ihres Modells vermeiden Sie, dass es zu einem verworrenen Durcheinander wird.

Hinweis: Diese Tipps und viele weitere finden Sie auf unserer Seite „Prinzipien für die gute Excel-Nutzung“.

Beispiel für eine Excel-Datei mit einer soliden und logischen Struktur

Mit diesen Tipps hoffen wir, dass Ihre Struktur bald mehr wie dieses Beispiel aussieht:

Natürlich ist der Vergleich mit der obigen Datei nicht ganz fair, da die erste Datei viel komplexer war, aber wir hoffen, dass Sie von der strukturellen Klarheit lernen werden.

Visualisierung Ihres Spreadsheet-Modells

Gefallen Ihnen die visuellen Darstellungen der Modelle, die Sie in diesem Artikel gesehen haben? Sie können diese automatisch für Ihre eigenen Modelle mit PerfectXL Explore erstellen. Dieses leistungsstarke Tool visualisiert Datenpfade, Verbindungen, externe Quellen und vieles mehr, um Ihnen zu helfen, unbekannte Modelle zu verstehen und einen besseren Überblick über Ihre eigenen zu erhalten. Sie können hier eine Demo anfordern oder mehr auf der PerfectXL Explore Produktseite erfahren.