Wie man Datei-Versionen in Excel verwaltet

Viele Albträume entstanden aufgrund von Verwirrung über die richtigen Dateiversionen von Excel-Dokumenten. In der Datei selbst ist es oft schwer zu erkennen, welche Version die neueste ist, und ist die neueste Version auch wirklich die richtige Version? In diesem Artikel teilen wir unsere besten Praktiken, wie man Datei-Versionen in Excel verwaltet.

Anmerkung: PerfectXL Academy wurde mit KI übersetzt. Haben Sie Verbesserungsvorschläge? Dann senden Sie uns eine E-Mail an info@Perfectxl.com.

Verwenden Sie ein konsistentes Namenssystem

Unser erster Ratschlag lautet: Verwenden Sie ein konsistentes und klares Namenssystem. Verlassen Sie sich nicht auf das letzte Änderungsdatum der Excel-Datei und vertrauen Sie auch nicht auf eine Ordnerstruktur, die alte und neue Versionen unterscheidet. Das Änderungsdatum wird bereits zurückgesetzt, wenn eine alte Version versehentlich geöffnet und gespeichert wird. Die Ordnerstruktur ist nutzlos, wenn Kollegen Excel-Dateien per E-Mail aneinander senden. Daher ist ein konsistentes Namenssystem von entscheidender Bedeutung.

Lernen Sie von Software-Programmierern

Was ist der beste Weg, um ein Namenssystem klar und konsistent zu gestalten? Werfen wir einen Blick darauf, wie Software-Programmierer (also nicht Excel) es tun. Oft verwenden sie ein dreistufiges Edition-System mit Punkten dazwischen, beginnend bei 1.0.0. Die erste Zahl wird bei großen Änderungen um 1 erhöht, die zweite Zahl bei kleineren Änderungen, und die dritte Zahl ist für Fehlerbehebungen (sehr kleine Änderungen) reserviert. Für sehr große Tabellenkalkulationsprojekte ist es eine gute Idee, dieses System zu verwenden, zum Beispiel „Budgetbericht 2019 V3.1.2“. Für kleinere Projekte mag es etwas übertrieben sein: Zwei Zahlen reichen aus, oder vielleicht sogar nur eine Zahl.

Versionsnummern

Wir glauben, dass das System mit Versionsnummern („Exploitation 2017 V1.3“) sehr gut funktioniert, besser als ein Edition-System, bei dem beispielsweise das Datum als Schlüssel verwendet wird („Exploitation 2017 D20170412“), aber auch diese Option ist praktikabel. Wenn Sie sich dafür entscheiden, denken Sie daran, das Datum im Format yyyymmdd zu erfassen, damit die Versionen im Explorer korrekt sortiert werden können.

Normatives System

In einem früheren Artikel haben wir über die Bedeutung der Dokumentation Ihrer Arbeit geschrieben. Gute Versionsnummern erleichtern die Dokumentation von Änderungen erheblich – ein weiterer Vorteil guter Versionsbenennungspraktiken!

Das absolute NO-GO

Wir raten dringend davon ab, Begriffe wie „neue Version“, „Konzept“ oder „final“ zu verwenden. Wir haben unzählige Excel-Dateien mit fantasievollen Namen wie „BudgetDepartment17 Final Concept Def Version2.XLSX“ gesehen. Das kann nicht der richtige Ansatz sein, und selbst wenn Sie denken, dass etwas erledigt ist, kann es in Zukunft noch geändert werden. Mit einem Nummerierungssystem können diese Dinge leicht kommuniziert werden, ohne Begriffe wie „final“ und „aktuell“ im Dateinamen zu verwenden. Geben Sie einfach in der Dokumentation (oder einer E-Mail an Ihre Kollegen) an, welche Version die neueste ist, und verwenden Sie diese.

Zum Schluss möchten wir sicherstellen, dass Sie verstehen, dass solche Systeme standardisiert werden müssen. Wenn nur ein oder zwei Personen diesem Standard folgen, wird das langfristig nicht wirklich helfen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen in seinen Namenspraktiken konsistent ist.

Dateiversionen und PerfectXL

Falls Sie Ihre Änderungen nicht sicher dokumentiert haben oder unsicher sind, ob Ihre Kollegen Ihre Datei bearbeitet haben, kommt PerfectXL Compare ins Spiel. Dieses Excel-Dateivergleichstool gibt Ihnen einen Überblick über alle Unterschiede zwischen zwei Excel-Dateien. Wir empfehlen, dass Sie sich die PerfectXL Compare-Anleitung durchlesen, um alle Möglichkeiten zu sehen und wie einfach es zu bedienen ist.