PerfectXL Highlighter

Walkthrough

Op deze pagina vind je een stap-voor-stap walkthrough van de PerfectXL Highlighter. Hier laten we je zien wat elke mode doet en hoe je de Highlighter kunt gebruiken om betere spreadsheets te maken.

Beginnen

De modes

Open de PerfectXL Highlighter door  in de Excel ribbon onder ‘Home’ aan de rechterkant op het betreffende icoontje te klikken. De tool opent in de algemene mode. Hier zie je welke onderdelen standaard gemarkeerd zullen worden en met welke kleuren. Uiteraard kun je de selectie en de kleuren wijzigen naar eigen voorkeur. Zodra je iets gemarkeerd hebt in de spreadsheet verschijnt er ook een ‘Clear’ button.

Let op: De eerste keer dat je de PerfectXL Highlighter opent zie je een ‘Welkom’ overlay. Klik op ‘Get started’ en je kunt aan de slag!

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Openingsscherm

Klik op de groene titelbalk met het pijltje onder ‘PerfectXL Highlighter’ om het mode-selectiepanel te openen. Hier kun je een andere modus selecteren, waarmee je alternatieve celkenmerken kunt markeren in je spreadsheet. Lees verder om kennis te maken met de verschillende modes van de highlighter.

Algemene mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Algemene Modus

De PerfectXL Highlighter opent altijd in de algemene (General) mode. Deze mode is gratis bij de tool inbegrepen; voor de andere modes moet je een licentie kopen en activeren. In de General mode kun je formules, enkelvoudige verwijzingen (zoals ‘=A1’) en data-cellen markeren. Hiermee kun je eenvoudig hardgecodeerde waarden in rijen of formules ontdekken en daarnaast biedt het je waardevolle informatie over de structuur van een worksheet.

Consistente formules mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Consistente Formules Modus

In de “Consistente formules” mode kun je in één oogopslag de formule-opmaak van je spreadsheet zien: of en waar een formulebereik onderbroken of opnieuw gebruikt wordt en of er sprake is van onbetrouwbare patronen. Je kunt ook een individuele formule selecteren om hem visueel te isoleren in de worksheet. Bovendien is deze mode ideaal als je iedere unieke formule apart wilt valideren.

Verwijzingen mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Verwijzingen Modus

De ‘Verwijzingen’ mode toont de gebruiker het domein van iedere cel. Cellen worden gemarkeerd op basis van de formules die ze bevatten en de celverwijzingen die erin voorkomen. Dit betreft zowel verwijzingen naar cellen binnen als cellen buiten de worksheet en zelfs verwijzingen naar andere spreadsheets. Je kiest voor deze mode om te achterhalen waar de berekeningen op de worksheet hun oorsprong vinden en om snel externe verwijzingen te spotten. Een ander waardevol detail is een formule zonder verwijzingen (in de afbeelding hierboven gemarkeerd met de kleur oranje). Deze bevatten doorgaans hardgecodeerde waarden en zijn daarom extra belangrijk om handmatig te controleren.

Input & Output mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Input-Output Modus

De ‘Input-Output’ mode is een verdieping van de ‘Verwijzingen’ mode. Hier zie je of de cellen in je workbook nog ergens anders gebruikt worden. Input cellen zijn cellen die gebruikt worden door formules in andere cellen; output cellen worden niet opnieuw gebruikt in het model. Je kunt in deze mode ook gebruik maken van een andere weergave: ‘Only look in this worksheet’. Hiermee toon je alleen cellen die in de formules op het huidige werkblad gebruikt worden (en dus niet elders in de spreadsheet).

Celwaarden mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Celwaarden Modus

De ‘Celwaarden’ mode markeert cellen op basis van hun waarde, dus onafhankelijk van de opmaak. Als een tekstcel bijvoorbeeld is opgemaakt als iets anders, dan markeert de Highlighter hem desondanks als tekst. Hierdoor krijg je een beeld van het type data dat zich op de worksheet bevindt. Zo werk je eenvoudig die vervelende Excel errors uit de weg en controleer je in een handomdraai of een kolom met cijfers ook daadwerkelijk cijfers bevat. Tip in het geval van omvangrijke spreadsheets: gebruik de optie ‘Show list of highlighted cells’ om cel-errors te achterhalen die niet direct in beeld zijn.

Getalnotatie mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Getalnotatie Modus

De ‘Getalnotatie’ mode markeert cellen niet op basis van hun waarde, maar op basis van de gekozen getalnotatie. Zodoende worden zelfs lege cellen gemarkeerd als zij voorzien zijn van een bepaalde getalopmaak. Deze mode stelt je in de gelegenheid om kritisch te kijken naar de gebruikte getalnotaties in je spreadsheet, en dan met name je dashboard/reporting sheet. Zorg ervoor dat valuta daadwerkelijk als valuta zijn ingesteld en behandel percentages met extra zorg!

Bescherming mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Beveiliging Modus

De ‘Bescherming’ mode markeert twee soorten cellen: ontgrendelde cellen die een formule bevatten en ontgrendelde cellen die geen formule bevatten. Dit lijkt eenvoudig, maar onderschat de waarde van deze functie niet! Ontgrendelde cellen kunnen namelijk ook in een beveiligde spreadsheet nog worden bewerkt. Ontdek eenvoudig alle ontgrendelde cellen en bepaal bewust of deze vrij bewerkt mogen worden door alle gebruikers van de spreadsheet.

Bijzondere cellen mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Bijzondere Cellen Modus

De ‘Bijzondere cellen’ mode markeert alle cellen met bijzondere eigenschappen, zoals cellen die zijn samengevoegd met andere cellen, cellen die legacy arrays bevatten of cellen die onderworpen zijn aan de datavalidaties van Excel. De tool oordeelt niet of deze cellen ‘goed’ of ‘slecht’ zijn, maar de markering ervan kan je helpen om doordachte beslissingen te maken met betrekking tot deze cellen. De enige uitzondering zijn wat ons betreft samengevoegde cellen. Wij adviseren met klem om deze niet te gebruiken (lees hier waarom)! Gebruik deze mode om alle samengevoegde cellen in de spreadsheet te vinden en op te heffen.

Aangepaste zoekopdracht mode

PerfectXL Highlighter // Excel Markeer Tool // Aangepaste Zoekopdracht Modus

In de ‘Aangepaste zoekopdracht’ mode kun je cellen markeren op basis van eigen criteria. Deze functie is in feite een upgrade van de Ctrl+F functie en het kan enorm helpen om bepaalde informatie in je worksheet te vinden. Deze mode kan worden ingezet om je sheets te moderniseren. Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar VLOOKUP en de resultaten vervangen met XLOOKUP functies.

Wat kan PerfectXL voor jou doen?

Deel je vragen met ons, we helpen je graag verder. We nemen binnen 48 uur contact met je op.