Maak kennis met de mensen achter veiligere spreadsheets

Marco: Het mooiste is om mensen te zien beseffen dat het ook makkelijker kan. Veel teams hebben al Microsoft 365 en dus toegang tot dynamische matrices, Power Query en inmiddels AI-tools. Maar ze zijn zich vaak niet bewust van de mogelijke impact op hun dagelijkse werkwijze van deze tools. In mijn trainingen gebruik ik soms een fictief alter ego, Piergiorgio de dinosaurus, om de oude gewoonte te verbeelden om dingen handmatig te doen, gewoon omdat ‘we het altijd zo hebben gedaan’. Een van mijn favoriete vragen is: ‘Weet je zeker dat dit de enige manier is?’ Als mensen een betere aanpak ontdekken en meteen merken dat het tijd scheelt, dan valt het kwartje. Dat is het echte wow-moment.

Fay: Het mooiste is om mensen zelfverzekerder en productiever te maken met technologie, en vooral om het moment mee te maken waarop het kwartje valt. Iemand zien gaan van overweldigd door Excel, data of AI-tools naar iemand die ze effectief inzet in zijn dagelijkse werk, dat geeft enorm veel voldoening. Ik help professionals graag tijd besparen zodat ze zich op waardevoller werk kunnen richten.

Marco: Het hangt van de situatie af welke onderdelen van PerfectXL ik gebruik, maar ik ben echt een grote fan van de Risk Finder. Stel je voor: je weet dat een werkmap niet in de beste staat is, maar precies aanwijzen waarom is lastig. Ligt het aan het aantal tabbladen? Aan de formules? Aan de koppelingen? Aan het feit dat er geen Excel-tabellen worden gebruikt? Een handmatige checklist zou eindeloos zijn, en niet bepaald een leuke middagbesteding. Risk Finder houdt zich niet in. In één wending krijg je een gedetailleerd overzicht van wat aandacht verdient. Ik zeg wel eens dat het de spreadsheet sneller de waarheid laat vertellen. Vanaf daar wordt het gesprek veel nuttiger: hoe maken we dit beter?

Fay: Ik ben dol op de Highlighter, omdat ik heel visueel ingesteld ben. Ik zie meteen waar formules zitten, waar inconsistenties zijn en waar hardgecodeerde waarden staan. Ik was laatst met een klant een spreadsheet aan het testen die onderdeel was van een examenproces, en de Highlighter van PerfectXL bracht een paar inconsistenties aan het licht in de manier waarop de formules in de voorbereide data waren opgebouwd. Met één klik bespaarde me dat waarschijnlijk een uur extra controlewerk (en omdat ik ook maar een mens ben, had ik een paar van die fouten misschien wel gemist).

Marco: Een van de lastigste onderdelen van Excel-consulting is begrijpen wat er echt gebeurt in een spreadsheet, zeker als je hem niet zelf hebt gebouwd. Soms open je een bestand en zie je de signalen meteen: te veel tabbladen, inconsistente formules, kleuren als managementsysteem en logica op plekken waar logica waarschijnlijk niet thuishoort. PerfectXL helpt door de structuur van de werkmap zichtbaar te maken. In plaats van handmatig door tabbladen, formules, koppelingen en afhankelijkheden te spitten, begrijp ik het model sneller en zie ik welke onderdelen aandacht verdienen. Dat geeft me een beter startpunt. Ik kan het bestand beoordelen, zien hoe mensen het gebruiken, snelle verbeteringen aanwijzen en bepalen hoe we het proces moderniseren. Zonder dat inzicht zou te veel tijd opgaan aan alleen al uitzoeken waar je moet beginnen.

Fay: Zonder PerfectXL zou ik voor reviews of het opschonen van data leunen op AI. PerfectXL geeft me de mogelijkheid om daar deterministische controlelagen aan toe te voegen, in een prettigere en gebruiksvriendelijkere omgeving, zodat ik mijn tijd in spreadsheets zo productief mogelijk besteed. Het helpt me ook om pijnpunten en mogelijke risicogebieden te herkennen wanneer ik met een nieuwe klant begin en die complexe spreadsheets aanlevert waarmee gebruikers moeten leren werken en die ze met AI verder willen ontwikkelen.

Marco: Uitgesproken positief, zowel professioneel als persoonlijk. Ik gebruik PerfectXL sinds 2021 en mijn eerste contact met het bedrijf liep via Joel Steendam, die me de PerfectXL Highlighter liet zien en later de rest van de suite. In de jaren daarna hielden we contact, ontmoetten we elkaar een paar keer en bouwden we een relatie op gebaseerd op vertrouwen, open gesprekken en een gedeelde interesse in betere spreadsheetkwaliteit. Professioneel waardeer ik vooral hun focus op kwaliteit. Ze houden zich op de achtergrond, luisteren goed naar feedback en willen duidelijk software maken die echte problemen oplost. Persoonlijk vind ik het waardevol dat de samenwerking nooit puur zakelijk aanvoelde. Het voelde altijd als werken met mensen die zich net zo druk maken om dezelfde problemen die ik bij klanten zie. Dat past bij hoe ik zelf naar training en advies kijk: als iets de moeite waard is, is het de moeite waard om het goed te doen.

Fay: Mijn ervaring is uitgesproken positief. Het team weet waar het over praat, reageert snel en is oprecht geïnteresseerd in hoe professionals spreadsheets in de praktijk gebruiken. Ze luisteren actief naar feedback en willen oplossingen bouwen voor de problemen waar finance-, audit- en dataprofessionals echt tegenaan lopen.

Marco: Ik was in Londen toen PerfectXL de award voor Best Microsoft Excel Add-in won op de Global Excel Awards, en het verbaasde me niet. Het is een sterk product en in de juiste handen heeft het echt effect op hoe organisaties spreadsheetrisico’s begrijpen en beheersen. Ik zou PerfectXL aanraden omdat spreadsheetrisico vaak wordt onderschat. Ik heb in de loop der jaren dingen in werkmappen gezien die mensen niet zouden geloven: cruciale logica verstopt in vergeten tabbladen, ’tijdelijke’ oplossingen die jaren later nog draaien en dashboards die gevoed worden door bestanden die niemand meer echt beheert of begrijpt. Dat soort gevallen komt helaas vaak voor, ook bij grote organisaties. Waar dat nodig is, bespaart PerfectXL tijd, ondersteunt het reviews, verbetert het documentatie en voorkomt het onaangename verrassingen. Meer transparantie in spreadsheets is in mijn ervaring een van de investeringen met het hoogste rendement. Ik werk met bedrijven van mkb tot multinational, en PerfectXL is een van de tools die ik gebruik wanneer inzicht in spreadsheets en risico’s er echt toe doen.

Fay: Absoluut. Het voelt nooit alsof het team van PerfectXL me een stuk software wil verkopen. Het voelt alsof ze luisteren naar waar ik tegenaan loop en daar een oplossing voor zoeken. En als die oplossing er niet meteen is, staat er meestal binnen korte tijd een versie in bèta klaar. Geweldig team, en een geweldige tool.

Marco: Gebruik Excel-tabellen. Daar begint het. Tabellen laten zien dat je data structuur heeft, en structuur is de basis van schonere, betrouwbaardere spreadsheets. Gebruik je geen tabellen, dan laat je een van de beste functies in Excel liggen. CTRL+T is je vriend. Vanaf daar wordt alles makkelijker: formules zijn beter leesbaar, bereiken groeien automatisch mee, Power Query werkt beter en het bestand is meestal veel eenvoudiger te onderhouden. Wordt de werkmap vervolgens belangrijk, complex of bedrijfskritisch, dan helpen tools als PerfectXL je om de risico’s te zien voordat het problemen worden. Kortom: begin met structuur. Jijzelf over een jaar, je collega’s en (waarschijnlijk) je externe consultant zullen je dankbaar zijn.

Fay: In de AI-gedreven wereld van vandaag is het belangrijker dan ooit om te weten hoe en wanneer je tools als PerfectXL inzet, zeker bij het opschonen van data. AI is fantastisch, maar je hebt deterministische processen nodig om te controleren of de antwoorden of modellen die je krijgt ook echt doen wat jij bedoelt. Ik zou de Compare-functie van PerfectXL gebruiken om de versie voor en na het opschonen met AI met elkaar te vergelijken. En vergeet niet dat dit geen vervanging is voor teruggaan naar je brondata en uitzoeken waarom je dataproblemen überhaupt zijn ontstaan.