Erstellen und Pflegen von guten Tabellenkalkulationen

Um konstant gute Excel-Dateien zu erstellen und zu pflegen, gibt es eine Reihe von Best Practices, die beachtet werden sollten. In diesem Artikel stellen wir eine Liste mit Excel-Profi-Tipps vor, die Ihre Tabellenkalkulationen und Ihre Arbeitsweise damit verbessern.

Anmerkung: PerfectXL Academy wurde mit KI übersetzt. Haben Sie Verbesserungsvorschläge? Dann senden Sie uns eine E-Mail an info@Perfectxl.com.

Einführung in das Erstellen und Pflegen von guten Tabellenkalkulationen

Aufgrund ihrer Flexibilität gilt Excel als einfaches, allgemeines Werkzeug für Tabellenkalkulationen. Diese Benutzerfreundlichkeit hat jedoch auch einen Nachteil: In komplexen Tabellenkalkulationen ist es sehr einfach, Fehler zu machen. Häufige Fehler sind unverständliche Berechnungen, komplexe Beziehungen, versteckte Informationen oder einfache Fehler.

21 Experten-Tipps & Best Practices für Excel

Wir möchten Ihnen helfen, gute Tabellenkalkulationen zu erstellen und zu pflegen. Deshalb haben wir eine Liste von Experten-Best-Practices für Excel zusammengestellt, die häufige Fehler beim Arbeiten mit Excel ansprechen. Nutzen Sie diese Tipps als Werkzeug, um von Anfang an klare und prägnante Tabellenkalkulationen zu erstellen.

1. Vorbereitung einer guten Tabelle

Die erste der absoluten Excel-Best-Practices ist, einen organisatorischen Standard auszuwählen, bevor Sie mit der Entwicklung Ihrer Tabelle beginnen. Halten Sie sich an diesen Standard, solange Sie mit der Tabelle arbeiten. Ein organisatorischer Standard schafft die Grundlage für alle zukünftigen Nutzer, die mit der Tabelle arbeiten werden. Ein gemeinsamer Standard verbessert die Kommunikation und spart Entwicklungszeit. Standardisierte Organisation kann Zellformatierungen, allgemeines Layout, Farbschemata, Reihenfolge usw. umfassen.

2. Erstellen Sie Tabellen mit der Zukunft im Blick

Es ist wichtig, vorausschauend zu denken. Sie könnten in der Zukunft auf Situationen stoßen, die zu Beginn nicht absehbar waren. Es könnten später Ergänzungen hinzukommen oder Sie benötigen Platz für Werte, die von Ereignissen abhängen, die sich mit der Zeit ändern. Versuchen Sie, so viele zukünftige Faktoren wie möglich zu berücksichtigen, die möglicherweise eine Änderung der Tabelle erfordern. Durch die Vorbereitung auf mögliche Entwicklungen verlängern Sie die Lebensdauer der Tabelle. Eine längere Lebensdauer bedeutet weniger Zeitaufwand für die Erstellung einer Ersatz-Tabelle. Eine gute Vorbereitung ist daher einer der wichtigsten Excel-Tipps, die wir Ihnen geben können.

3. Denken Sie an die Reihenfolge der Tabellenblätter

Verteilen Sie verschiedene Arten von Daten auf unterschiedliche Tabellenblätter. Verwenden Sie zum Beispiel die ersten Blätter für Eingabedaten, die folgenden Blätter für Berechnungen und das letzte Blatt als Präsentationsblatt für Diagramme und Ergebnisse. Begrenzen Sie die Anzahl der Tabellen pro Arbeitsblatt auf eine. Mehrere Tabellen auf einem Blatt führen zu Problemen beim Sortieren, Einfügen oder Formatieren von Zellen.

Wenn Sie eine große Anzahl an Arbeitsblättern erstellen, fügen Sie ein erklärendes Dokumentationsblatt oder ein Inhaltsverzeichnis-Blatt hinzu. Dies erleichtert es anderen Nutzern, zu verstehen, wie die Tabelle aufgebaut ist. Erklärende Arbeitsblätter zeigen anderen Nutzern auch, wie die Tabelle verwendet werden soll.

4. Klarheit über Optik wählen

Wenn Ihr Arbeitsblatt benutzerorientiert ist, verwenden Sie ein ansprechendes „Ergebnisblatt“. Wenn dies nicht der Fall ist, dann tun Sie es nicht! Die meisten Arbeitsblätter funktionieren am besten, wenn sie so gestaltet sind, dass alle Berechnungen klar ersichtlich sind. Sie können versuchen, lange Formeln aufzuteilen, aber verstecken Sie sie nicht, um den Nutzern mehr Klarheit zu bieten.

5. Behalten Sie eine konsistente Zeitachse bei

Halten Sie die Zeitachse in allen Arbeitsblättern konsistent, selbst wenn dies leere Zeilen zur Folge hat. Eine konsistente Zeitachse verbessert die Klarheit der Tabelle erheblich und verringert das Risiko von fehlerhaften Formeln. Zum Beispiel könnte das Kürzen von vier Monaten auf vierteljährliche Zahlen das Design klarer erscheinen lassen, aber es erhöht das Risiko falscher Gesamtsummen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, eine einzige Zeitachse pro Arbeitsblatt einzufügen, idealerweise oben in einer fixierten Kopfzeile.

6. Organisieren Sie den Informationsfluss

Versuchen Sie, die Arbeitsblätter so zu organisieren, dass die Informationen immer von oben links nach unten rechts fließen. Dies erleichtert es dem Nutzer erheblich, zu verstehen, wie die Tabelle funktioniert. Ausnahmen von dieser Regel sind ein „Eingabeblatt“ und/oder ein „Ergebnisblatt“. Diese am Anfang zu platzieren, erhöht die Klarheit für die Nutzer, was besonders bei benutzerorientierten Tabellen nützlich ist. Vermeiden Sie bei der Verwaltung des Informationsflusses Kreuzabhängigkeiten, da diese das Verständnis erheblich beeinträchtigen. Vermeiden Sie jederzeit zirkuläre Verweise, wenn ein Link zu früheren Daten benötigt wird.

7. Spalten und Zeilen beschriften

Spalten ohne klare und konsistente Namen stellen möglicherweise kein Problem für den Ersteller der Tabelle dar, aber für andere Nutzer kann es verwirrend sein. Daher ist unser nächster Excel-Tipp, immer Spalten in Tabellen mit einfachen Namen zu beschriften, die konsequent den zuvor verwendeten Namenskonventionen folgen. Dasselbe gilt für horizontale Tabellen. In diesen Fällen sollten nur Zeilenbeschriftungen verwendet werden.

8. Formeln lesbar halten

Unser 8. Excel-Experten-Tipp ist, lange Formeln in mehrere kleinere Berechnungen aufzuteilen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, die Lesbarkeit zu erhöhen, ebenso wie der richtige Einsatz von Abständen. Zu viele unterschiedliche Operatoren oder Verweise in einer Formel können diese unleserlich machen. Dies führt dazu, dass die Tabelle für niemanden außer dem Ersteller schwer zu benutzen ist. Der ursprüngliche Autor muss dann immer die Tabelle anderen erklären oder ist sogar der einzige Nutzer, der mit der Tabelle arbeiten kann.

9. Vermeiden Sie wiederholte Formeln

Vermeiden Sie wiederholte Berechnungen und berechnen Sie Formeln nur einmal! Eine exakte Duplikation einer Formel verdoppelt das Risiko von Fehlern. Darüber hinaus werden Änderungen an einer Formel nicht automatisch auf Duplikate angewendet. Manchmal werden diese Duplikate übersehen, was zu Inkonsistenzen in der Tabelle führt. Wenn die Verwendung derselben Formel erforderlich ist, verweisen Sie auf die erste Instanz der Formel. In extremen Fällen kann es notwendig sein, eine Formel zu zerlegen, um Klarheit zu bewahren.

10. Vermeiden Sie fest codierte Zahlen in Formeln

Verwenden Sie niemals feste Zahlen in Excel-Formeln. Verwenden Sie eine separate Eingabezelle für feste Werte und beziehen Sie sich auf diese Zelle, um sie in Berechnungen zu verwenden. Eine Formel, die feste Zahlen enthält, ist ein großes Risiko. Wenn der Wert sich ändert, muss er in jeder Instanz geändert werden. Dies ist zumindest umständlich, wenn Sie mit großen Tabellen arbeiten, und im schlimmsten Fall eine der einfachsten Möglichkeiten, fatale Fehler zu verursachen.

11. Zellen nicht zusammenführen

Ein sehr wichtiges Thema in unserer Liste der Excel-Best-Practices ist, Zellen nicht zusammenzuführen! Das Zusammenführen von Zellen in Excel ist selten eine gute Idee. Es wird meistens aus ästhetischen Gründen durchgeführt, führt jedoch letztlich zu einem erhöhten Risiko von Problemen mit Berechnungen und Verweisen. Das größte Risiko besteht darin, Verweise auf zusammengeführte Zellen zu erstellen. In einer zusammengeführten Zelle können alle Zellen Teil der Berechnungen sein, aber nur eine dieser Zellen wird der richtige Teil sein. Diese Unklarheit führt mit der Zeit zu immer mehr Fehlern.

12. Versteckte Daten vermeiden

Das Verstecken von Informationen, wie Spalten, Zeilen oder sogar ganzen Arbeitsblättern, ist fast nie eine gute Idee. Es erhöht nur die Wahrscheinlichkeit, dass ein Nutzer beim Arbeiten mit der Tabelle etwas Wichtiges übersieht, was das Risiko von Fehlern erhöht. Die einzige Ausnahme von dieser Regel wäre, wenn es unbedingt notwendig ist, Informationen zu verbergen, die nicht in ein separates Arbeitsblatt aufgenommen werden können. Da es fast immer möglich ist, sensible Daten zu trennen, sind diese Fälle selten.

13. Datenvalidierung einbauen

Die Einbeziehung von Datenvalidierung, wie Prüfungen, Warnmeldungen und automatisierten Checks, ist eine gute Möglichkeit, schädliche Änderungen oder Ergänzungen an bestehender Arbeit zu vermeiden. Es ist wichtig, dies sofort nach der Erstellung der Tabelle einzubauen. Wenn dies nicht getan wird, führt es häufig dazu, dass sie später vergessen werden. Datenvalidierung ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, eine solide Grundlage für die Wartbarkeit von Tabellenkalkulationen zu schaffen.

14. Styling bis zum Schluss aufbewahren

Die Formatierungs- und Styling-Optionen von Excel sind sehr umfangreich. Sie ermöglichen eine feine Abstimmung des Erscheinungsbildes von Zellen, Werten und zahlreiche Optionen für Farben, Ränder und ähnliche Merkmale. Während Design dabei hilft, eine Tabelle verständlich zu halten, umfasst der Prozess, dies zu tun, die Abstraktion von Informationen für den Betrachter. Dies ist für das Endprodukt gut, macht die Entwicklung jedoch aufwendig und erhöht das Risiko von Fehlern. Die beste Vorgehensweise ist, das Styling einer Tabelle bis zum Schluss zu hinterlassen.

15. Behalten Sie das Styling konsistent

Ihre Wahl der Formatierung sollte im gesamten Arbeitsblatt konsistent bleiben. Ein einfaches und konsistentes Format ist entscheidend, um den Nutzern das Verständnis des Arbeitsblatts zu erleichtern. Fügen Sie immer eine Legende hinzu. Abkürzungen und farbige Zelldefinitionen können bei Bedarf auf einem separaten Arbeitsblatt aufgelistet werden.

16. Halten Sie bedingte Formatierungen einfach

Bedingte Formatierungen helfen dem Nutzer, zu verstehen, wie das Arbeitsblatt funktioniert. Komplexe Formatierungsregeln untergraben diesen Zweck, indem sie verdecken, wie das Arbeitsblatt aufgebaut ist. Sie führen auch zu Verwirrung beim Nutzer. Halten Sie die Regeln für bedingte Formatierungen einfach (z. B. Farben ändern basierend auf Zellinhalt).

17. Verwenden Sie positive Zahlen

Haben Sie jemals versehentlich etwas subtrahiert, das eigentlich addiert werden sollte? Wahrscheinlich war dies das Ergebnis einer Eingabezelle, die als negative Zahl eingegeben wurde. Versuchen Sie immer, ein Arbeitsblatt zu erstellen, das die Verwendung positiver Zahlen fördert.

18. Seien Sie klar bezüglich Einheiten und Zahlenformaten

Stellen Sie sicher, dass die Nutzer immer die Einheiten und Zahlenformate im Arbeitsblatt nachvollziehen können. Dies können Sie erreichen, indem Sie entweder die Einheiten in den Zelleigenschaften von Excel festlegen oder sie in einer Spaltenbezeichnung angeben. Aber Vorsicht: Geben Sie niemals ein Währungssymbol (€, $, £ usw.) direkt nach einem Wert ein! Dies verursacht Probleme, wenn der Wert in Formeln verwendet wird.

19. Klären Sie Ihre Quellen

Wenn komplexe Berechnungen in Arbeitsblatt A unter Verwendung von Zellen aus Arbeitsblatt B durchgeführt werden, zeigen Sie dem Nutzer diese Zellen aus Arbeitsblatt B in Arbeitsblatt A in Ihrem Arbeitsblatt an. Nutzer, die verstehen möchten, wie die Berechnung funktioniert, können so im gleichen Arbeitsblatt bleiben, anstatt zwischen den Arbeitsblättern zu wechseln. Machen Sie Ihre Verweise klar und verständlich. Ohne richtige Formatierung können Verweise das Arbeitsblatt unübersichtlich wirken lassen, insbesondere wenn es viele davon gibt.

20. Vermeiden Sie die Verwendung von Makros

Verwenden Sie immer die Lösungen von Excel, bevor Sie auf VBA-Makros zurückgreifen. VBA-Makros machen das Arbeitsblatt weniger transparent, da sie die Logik abstrahieren. Für einige Aufgaben arbeiten VBA-Makros sogar schlechter als die Standardlösungen von Excel.

21. Verwenden Sie einfache Bereiche

Für viele Berechnungen in Ihrem Excel-Arbeitsblatt hat sich als beste Praxis erwiesen, zusätzliche leere Zeilen oder Spalten einzufügen. Dies verhindert, dass zukünftige Änderungen am Arbeitsblatt Ihre Formeln durcheinanderbringen. Je weniger Sie separate kleine Bereiche verwenden, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von fehlerhaften Berechnungen in der Zukunft.