Reinigen Sie Ihre Eingangsdaten gründlich
Eingabedaten sind die Grundlage Ihrer Tabelle, daher sollten Sie ihnen die nötige Aufmerksamkeit schenken und sie sorgfältig bereinigen. Wenn möglich, sollten Sie den Reinigungsprozess so gestalten, dass er beim nächsten Mal automatisch durchgeführt wird, wenn Sie dieselbe Tabelle wieder verwenden.
Anmerkung: PerfectXL Academy wurde mit KI übersetzt. Haben Sie Verbesserungsvorschläge? Dann senden Sie uns eine E-Mail an info@Perfectxl.com.
Überprüfen Sie Ihre Eingabedatenquellen
Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor?
Ihre Tabelle hat mehrere Eingabedatenquellen aus unterschiedlichen Systemen, und das Format dieser Daten ist für jedes System unterschiedlich. Die erhaltenen Daten scheinen unvollständig zu sein und enthalten viele Duplikate. Ein System verwendet Punkte für Dezimalzahlen, das andere verwendet Kommas. Es enthält vollständige Tabellen, die für Sie überhaupt nicht von Nutzen sind, und das Datum, das verwendet wird, lautet 11.03.2018. Bedeutet das den 3. November 2018 oder den 11. März 2018? So viele Probleme und die Frist für Ihre Datenanalyse ist morgen…
Die meisten Excel-Nutzer mögen den Prozess der Datenbereinigung nicht und bevorzugen es, ihre Analyse sofort zu starten. Aber unterschätzen Sie nicht die Bedeutung sauberer Eingabedaten! Ganz gleich, wie viel Druck es von Ihrer Organisation gibt, die Analyse schnell zu liefern.
Schnelle Verbesserungen im Datensatz
Oft gibt es viel, was Sie im Datensatz selbst tun können, um ihn für die Analyse vorzubereiten: Ersetzen von Punkten durch Kommas, Löschen von Zeilen, Entfernen von Duplikaten usw. Beachten Sie dabei: Ein manuell bearbeiteter Datensatz ist für Controller und Buchhalter sehr schwer zu validieren. Die Verbindung zwischen den Originaldaten und den bearbeiteten „Excel-Quelldaten“ ist eine gut bekannte Frustration. Wenn möglich, bereinigen Sie Ihre Daten mit Formeln und reservieren Sie separate Registerkarten für die ursprünglichen Quelldaten (1 Quelle, 1 Registerkarte) und die endgültigen, bereinigten Eingabedaten.
Importieren Sie nicht mehr als notwendig
Erhalten Sie mehr Informationen aus Ihrer Eingabedatenquelle, als Sie tatsächlich benötigen? Belasten Sie Ihre Datei nicht damit. Importierte Tabellen, die Sie nicht verwenden, sollten nicht in Ihrer Tabelle enthalten sein. Wenn möglich, führen Sie die Exportskripte anderer Systeme so aus, dass keine unnötigen, zusätzlichen Spalten exportiert werden. Stellen Sie zumindest sicher, dass die Registerkarte mit den bereinigten Eingabedaten keine unnötigen Daten enthält.
Werden Zahlen als Zahlen erkannt?
In einigen Importdateien werden Zahlen in Excel nicht als solche erkannt. Zahlen bleiben Textfelder, was bei komplexeren Analysen zu lästigen Konsequenzen führen kann. Ein einmaliger Trick ist, die entsprechende Spalte auszuwählen und über das Menü Daten -> Text in Spalten in Zahlen umzuwandeln (fragen Sie uns nicht, warum es funktioniert, aber es funktioniert). Dies müssen Sie jedoch immer wieder tun, und dann haben Sie wieder mit den Überprüfungsproblemen zu kämpfen. Zum Glück gibt es die Formel =NUMBERVALUE(A2), mit der Sie angeben können, welches Symbol im Quelltext für Dezimalzahlen verwendet wird.
Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Artikel „Achten Sie auf Einheiten und Zahlenformate“.
Wie man mit leeren Feldern umgeht
Es gibt Datensätze, in denen zum Beispiel eine „Hauptkategorie“ in Spalte A aufgeführt ist, aber nur dann, wenn die Hauptkategorie nicht der Hauptkategorie der Zeile darüber entspricht. Das menschliche Auge versteht das, aber Excel nicht. Füllen Sie diese leeren Zellen im erweiterten Datensatz mit Funktionen wie =IF(SOURCE!A3=”;A2;SOURCE!A3).
Unnötige Leerzeichen in Textfeldern
Unnötige Leerzeichen in Textfeldern erscheinen auf den ersten Blick vielleicht nicht wichtig, aber importierte Textdaten in Excel enden oft mit einem oder mehreren Leerzeichen. Wenn dies inkonsistent geschieht, haben Sie Probleme mit Suchfunktionen und Pivot-Tabellen. Die Funktion =TRIM(SOURCE!A2) ist eine leistungsstarke Möglichkeit, dies zu korrigieren. Wenn Sie dies mit konsistenter Groß- und Kleinschreibung kombinieren möchten, können Sie =PROPER(TRIM(SOURCE!A2)) verwende
Zusammenfassung
Verbringen Sie Zeit und Aufmerksamkeit damit, Ihre Eingabedaten mit Formeln zu bereinigen. Dies wird Ihnen später viel Ärger ersparen. Müll kann immer noch zu einer großartigen und sauberen Analyse führen.